Kiedy cyfrowy paszport produktu zastępuje deklarację zgodności UE

Od trzydziestu lat deklaracja zgodności UE jest najważniejszą kartką papieru w compliance produktowym. Jest krótka — często jednostronicowa — a waży bardzo dużo: podpisem producent bierze na siebie wyłączną odpowiedzialność za stwierdzenie, że produkt spełnia wszystkie mające zastosowanie wymagania prawa Unii. Wszystko inne w dokumentacji zgodności, od sprawozdań z badań po certyfikat jednostki notyfikowanej, istnieje po to, żeby to jedno zdanie podeprzeć.

Nowsze prawo produktowe UE robi z tym dokumentem coś, co łatwo przeoczyć, bo nigdzie nie zostało zapowiedziane jako reforma deklaracji zgodności. W rozporządzeniu o bezpieczeństwie zabawek cyfrowy paszport produktu nie towarzyszy deklaracji zgodności — on ją zastępuje. W nowym rozporządzeniu o wyrobach budowlanych deklaracja właściwości użytkowych i deklaracja zgodności zostają scalone w jeden dokument, udostępniany następnie przez paszport. W rozporządzeniu maszynowym deklaracja pozostaje tym, czym była, ale może być dostarczona jako kod maszynowo czytelny zamiast kartki w skrzyni. Trzy różne drogi, jeden kierunek: deklaracja przestaje być dokumentem i staje się zestawem danych.

Najważniejsze w skrócie

Deklaracja zgodności UE nie znika jako czynność prawna. Znika założenie, że musi być dokumentem — plikiem sporządzonym raz, podpisanym i odłożonym do teczki.
Rozporządzenie o bezpieczeństwie zabawek (UE) 2025/2509 idzie najdalej: DPP jest obowiązkowy dla każdej zabawki i zastępuje deklarację zgodności UE. Jego treść odzwierciedla dawną deklarację, powiększoną o oznakowanie CE, kod towarowy i kanał kontaktu w sprawach bezpieczeństwa. Ogólne stosowanie: 1 sierpnia 2030.
Rozporządzenie o wyrobach budowlanych (UE) 2024/3110 scala deklarację właściwości użytkowych z deklaracją zgodności CE w jedną deklarację właściwości użytkowych i zgodności, którą producent musi udostępnić drogą elektroniczną — chyba że jest zawarta w cyfrowym paszporcie produktu albo udostępniona na stronie internetowej.
Rozporządzenie maszynowe (UE) 2023/1230, stosowane od 20 stycznia 2027, zachowuje deklarację, ale dopuszcza jej dostarczenie cyfrowo — przez adres internetowy albo kod maszynowo czytelny — z obowiązkiem utrzymania dostępności przez spodziewany okres eksploatacji maszyny i co najmniej 10 lat.
Pod ESPR i rozporządzeniem bateryjnym deklaracja zgodności zostaje nietknięta: producenci nadal ją sporządzają i nadal umieszczają oznakowanie CE. Paszport staje obok niej, a nie na jej miejscu.
To, co realnie zmienia się dla producenta, to nie forma prawna deklaracji, ale miejsce, w którym żyje jej treść: wersjonowany, maszynowo czytelny, wielojęzyczny rekord danych, który musi pozostać rozwiązywalny przez dekadę.
myDPP nie jest jednostką notyfikowaną, nie prowadzi oceny zgodności i nie wystawia ani nie podpisuje deklaracji zgodności. myDPP przechowuje, wersjonuje i udostępnia zweryfikowane dane produktowe oraz dostarcza nośnik danych, który je otwiera.

Co deklaracja zgodności robi dzisiaj

Deklaracja zgodności UE to instrument, którym producent — albo upoważniony przedstawiciel — oświadcza, że produkt spełnia wymagania wszystkich mających do niego zastosowanie przepisów Unii. Jej wzorcowa struktura pochodzi z decyzji nr 768/2008/WE, a każdy akt harmonizacyjny powtarza ją we własnym załączniku. Treść jest stała ponad branżami: identyfikacja produktu umożliwiająca jego identyfikowalność, nazwa i adres producenta, stwierdzenie, że deklaracja wydana jest na wyłączną odpowiedzialność producenta, przepisy Unii, do których się odnosi, zastosowane normy zharmonizowane lub inne specyfikacje techniczne, jednostka notyfikowana i jej certyfikat, jeśli w ocenie brała udział strona trzecia, oraz miejsce, data i podpis.

Dla dalszego wywodu istotne są dwie cechy tego reżimu. Po pierwsze deklaracja jest statyczna: opisuje produkt w jednym momencie, a jeśli produkt albo mające zastosowanie normy się zmienią, producent sporządza nową. Po drugie dostępność jest obowiązkiem wobec organów, nie wobec publiczności: producent trzyma deklarację i dokumentację techniczną do dyspozycji organów krajowych przez dziesięć lat od wprowadzenia produktu do obrotu, a na mocy rozporządzenia (UE) 2019/1020 osoba odpowiedzialna mająca siedzibę w Unii musi umieć ją okazać na żądanie. Konsumenci z reguły nie widzą jej nigdy.

Dokładnie te dwie cechy zmienia paszport.

Trzy drogi cyfryzacji deklaracji

Rozporządzenie o zabawkach: paszport zastępuje deklarację

Rozporządzenie (UE) 2025/2509 w sprawie bezpieczeństwa zabawek — przyjęte 25 listopada 2025, opublikowane 12 grudnia 2025, w życie od 1 stycznia 2026 — jest pierwszym aktem prawa produktowego UE, w którym cyfrowy paszport produktu nie jest obowiązkiem dodatkowym, lecz zastępuje obowiązek istniejący. Każda zabawka wprowadzana do obrotu w UE musi mieć paszport, a ten paszport wchodzi na miejsce deklaracji zgodności UE.

Jego treść to rozpoznawalna dawna deklaracja z dodatkami: identyfikator produktu i kolorowe zdjęcie, dane producenta wraz z niepowtarzalnym identyfikatorem podmiotu gospodarczego, dane importera, oświadczenie o zgodności z odniesieniami do mających zastosowanie przepisów UE oraz do norm zharmonizowanych lub wspólnych specyfikacji, oznakowanie CE, kod towarowy, dane jednostki notyfikowanej, instrukcje, ostrzeżenia i informacje dotyczące bezpieczeństwa wraz z wykazem alergennych substancji zapachowych, kanał kontaktu w sprawach bezpieczeństwa oraz odniesienie do dostawcy usług DPP przechowującego kopię zapasową.

Różnica wobec PDF-a staje się konkretna przy obowiązkach towarzyszących. Paszport musi być powiązany z trwałym, niepowtarzalnym identyfikatorem produktu przez nośnik danych, a nośnik musi znajdować się na samej zabawce albo na przywieszonej etykiecie — opakowanie lub dołączona dokumentacja tylko tam, gdzie rozmiar albo charakter wyrobu to uniemożliwia. Musi być dostępny przed zakupem, co w sprzedaży internetowej oznacza, że link należy do oferty. Musi być dostępny w językach urzędowych każdego państwa członkowskiego, w którym zabawka jest sprzedawana. Musi pozostać dostępny przez co najmniej dziesięć lat od wprowadzenia do obrotu. Nie może zawierać danych osobowych klientów. A identyfikator produktu wraz z identyfikatorem podmiotu trzeba zarejestrować w centralnym rejestrze UE tworzonym pod ESPR — rozporządzenie o zabawkach podłącza się do horyzontalnej infrastruktury paszportowej, zamiast budować równoległą.

Ogólne stosowanie zaczyna się 1 sierpnia 2030, gdy uchylona zostaje dyrektywa 2009/48/WE. Specyfikacje techniczne paszportu — formaty, protokoły, kształt modelu danych — mają przyjść do tej daty aktem delegowanym i nie są jeszcze znane. Pełny obraz daje nasz artykuł o rozporządzeniu o bezpieczeństwie zabawek.

Wyroby budowlane: jedna scalona deklaracja, wydawana przez paszport

Rozporządzenie (UE) 2024/3110 dochodzi do podobnego miejsca inną drogą. Wyroby budowlane miały dwa równoległe dokumenty: deklarację właściwości użytkowych, w której producent deklarował właściwości zasadniczych charakterystyk wyrobu, oraz deklarację zgodności CE. Nowe rozporządzenie scala je w jedną deklarację właściwości użytkowych i zgodności.

Zmienia się przy tym również sposób jej wydawania. Producent musi udostępnić kopię deklaracji drogą elektroniczną dla każdego wyrobu udostępnianego na rynku — chyba że deklaracja jest zawarta w cyfrowym paszporcie produktu albo udostępniona na stronie internetowej. Sam paszport wyrobów budowlanych działa na rejestrze prowadzonym przez Komisję i interoperacyjnym z infrastrukturą ESPR, a deklaracja jest jednym z jego pól kluczowych.

Kolejność wchodzenia obowiązków jest wolniejsza, niż sugeruje główna data. Rozporządzenie stosuje się od 8 stycznia 2026, ale obowiązek paszportowy przychodzi rodzina wyrobów po rodzinie, razem z nowymi zharmonizowanymi specyfikacjami technicznymi — realnie od około 2028 roku, z wygaszaniem starego reżimu w latach 30. Szczegóły w naszym artykule o rozporządzeniu o wyrobach budowlanych.

Rozporządzenie maszynowe: deklaracja zostaje, papier odchodzi

Rozporządzenie (UE) 2023/1230 w sprawie maszyn, stosowane od 20 stycznia 2027, jest najmniej radykalne z trzech i dla wielu producentów najbardziej użyteczne od zaraz. Deklaracja zgodności pozostaje dokładnie tym, czym była, ale może być dostarczona w formie cyfrowej: albo razem z maszyną, albo jako adres internetowy lub kod maszynowo czytelny, pod którym da się ją pobrać. Jeśli jest wydawana cyfrowo, musi pozostać dostępna online przez spodziewany okres eksploatacji maszyny, a w każdym razie co najmniej dziesięć lat. Instrukcja obsługi może przejść na formę cyfrową na tych samych warunkach, z jednym zabezpieczeniem konsumenckim — kto poprosi o wersję papierową w momencie zakupu, dostaje ją bezpłatnie w ciągu miesiąca.

To nie jest reżim paszportowy. Ale to ten sam ruch pod spodem: kod QR na maszynie, który rozwiązuje się do rekordu zgodności mającego pozostać osiągalnym przez dekadę.

Gdzie deklaracja pozostaje nietknięta: ESPR i baterie

Przy dwóch rozporządzeniach najczęściej kojarzonych z paszportem warto być precyzyjnym, bo żadne z nich deklaracji nie znosi.

Pod ESPR wyrób objęty aktem delegowanym przechodzi procedurę oceny zgodności z załączników rozporządzenia, producent sporządza deklarację zgodności UE i umieszcza oznakowanie CE, a cyfrowy paszport produktu jest osobnym obowiązkiem obok obu. Pod rozporządzeniem bateryjnym (UE) 2023/1542 deklaracja zgodności i oznakowanie CE obowiązują od 18 sierpnia 2024, a paszport baterii staje się obowiązkowy 18 lutego 2027 dla baterii EV, LMT i przemysłowych powyżej 2 kWh. Dwa instrumenty, równolegle.

Zastąpienie nie jest więc jeszcze regułą ogólną — jest wzorcem, który pojawił się w prawie sektorowym i się rozszerza. Rozporządzenie o zabawkach to precedens wart obserwowania, bo pokazuje, co robią prawodawcy, gdy paszport jest już dostępny: przestają wymagać drugiego, papierowego artefaktu mówiącego to samo.

Deklaracja papierowa a deklaracja niesiona przez paszport

	Klasyczna deklaracja zgodności	Deklaracja niesiona przez paszport
Forma	Dokument (PDF, papier)	Ustrukturyzowane dane maszynowo czytelne
Kto wystawia	Producent lub upoważniony przedstawiciel	Bez zmian — odpowiada producent
Dostęp	Na żądanie organów; w dokumentacji	Przez nośnik danych na produkcie, przed zakupem
Języki	Język(i) wymagany przez dany akt	Języki urzędowe każdego rynku sprzedaży
Aktualizacja	Nowa deklaracja, stara do archiwum	Nowa wersja rekordu, historia zachowana
Przechowywanie	10 lat do dyspozycji organów	10 lat rozwiązywalności, także po zmianie systemów
Weryfikacja	Ręczna, dokument po dokumencie	Maszynowa — nadzór rynku i celnicy mogą odpytać
Tryb awarii	Nie można znaleźć dokumentu	Link się nie rozwiązuje — awaria widoczna publicznie

Ostatni wiersz jest najczęściej lekceważony. Deklaracja, której nikt nie może znaleźć, to problem wewnętrzny odkrywany podczas kontroli. Paszport, którego kod QR zwraca błąd, to niezgodność, którą każdy klient, konkurent i organ widzi, kierując telefon na produkt.

Co realnie zmienia się dla producenta

Deklaracja przestaje być dokumentem i staje się widokiem na dane

Dziś treść deklaracji zwykle składa się ręcznie: ktoś otwiera plik z zeszłego roku, aktualizuje odniesienia do norm, sprawdza, czy certyfikat jednostki notyfikowanej jest jeszcze ważny, i podpisuje. Kiedy ta sama treść musi być wystawiona jako ustrukturyzowane dane za kodem QR, ten sposób pracy przestaje się skalować — nie z powodu liczby produktów, ale ponieważ każde pole musi mieć teraz właściciela, system źródłowy i zdefiniowany stan. Deklaracja staje się widokiem renderowanym z danych produktowych, a nie plikiem leżącym obok nich. Ten sam przeskok opisuje nasz artykuł o tym, dlaczego dane produktowe są fundamentem DPP.

Wersjonowanie staje się wymogiem prawnym, nie dobrą praktyką

Norma zharmonizowana zostaje zastąpiona; dostawca komponentu się zmienia; dochodzi wariant. W świecie papieru producent wystawia nową deklarację, a stara idzie do archiwum. W świecie paszportu rekord musi się zmienić i historia musi pozostać odtwarzalna, bo produkt wprowadzony do obrotu w 2028 roku był opatrzony stanem danych z 2028 roku. Ścieżka audytu — kto zmienił które pole, kiedy i na jakiej podstawie — przestaje być wewnętrznym udogodnieniem.

Języki zamieniają się w problem danych

Rozporządzenie o zabawkach wymaga paszportu w językach urzędowych każdego państwa członkowskiego, w którym zabawka jest sprzedawana. Dla producenta sprzedającego w całej UE to nie projekt tłumaczeniowy, który się kończy, ale stały obowiązek przypięty do pól, które się zmieniają. Ostrzeżenia, informacje o bezpieczeństwie i instrukcje muszą być wersjonowane per język, a zmiana w tekście źródłowym musi się przenieść dalej.

Dziesięć lat dostępności to zobowiązanie usługowe

„Dostępny przez dziesięć lat” czyta się inaczej, gdy dostępność oznacza rozwiązujący się URL. Identyfikator musi przetrwać migracje systemów, zmiany nazwy firmy i zmiany domeny. Rozporządzenia o zabawkach i o maszynach adresują ryzyko ciągłości każde po swojemu — pierwsze wymogiem odniesienia do dostawcy usług DPP z kopią zapasową, drugie powiązaniem dostępności ze spodziewanym okresem eksploatacji maszyny. Gdzie leży rekord i co się z nim stanie przy zmianie dostawcy, staje się przez to pytaniem o zgodność, nie preferencją IT.

Odpowiedzialność się nie przenosi

Ten punkt najłatwiej ginie w marketingu dostawców. Korzystanie z dostawcy usług DPP nie przenosi odpowiedzialności: producent pozostaje w pełni odpowiedzialny za poprawność paszportu, dokładnie tak jak był za podpis na deklaracji. Dostawca, który przechowuje i udostępnia dane, wykonuje pracę szafy na akta z API, nie pracę sygnatariusza.

Co się nie zmienia

Ocena zgodności. Właściwa procedura — samoocena albo udział jednostki notyfikowanej — pozostaje nietknięta. Paszport jest wynikiem, nie oceną.
Rola jednostek notyfikowanych. Gdzie udział strony trzeciej jest wymagany, tam pozostaje wymagany, a ich certyfikaty są w rekordzie przywoływane.
Oznakowanie CE. Paszport go nie zastępuje; oba współistnieją, a pod rozporządzeniem o zabawkach oznakowanie CE jest samo jednym z pól paszportu. Relację omawia nasz artykuł o oznakowaniu CE a cyfrowym paszporcie produktu.
Dokumentacja techniczna. Sprawozdania z badań, oceny ryzyka i dokumentacja techniczna pozostają tym, czym były, z tymi samymi okresami przechowywania. Paszport się do nich odnosi; nie publikuje ich.
Kto podpisuje. Producent albo jego upoważniony przedstawiciel nadal bierze wyłączną odpowiedzialność.

Co zrobić teraz — pięć kroków

Ustal, który reżim dotyczy Ciebie i od kiedy. Zabawki: paszport zastępuje deklarację od 1 sierpnia 2030. Wyroby budowlane: rodzina po rodzinie, od około 2028. Maszyny: opcja cyfrowa od 20 stycznia 2027. ESPR i baterie: deklaracja i paszport równolegle.
Rozłóż istniejącą deklarację na pola. Przejdź ostatnią podpisaną deklarację i dla każdego elementu wskaż system źródłowy oraz osobę odpowiedzialną. Pola bez jasnego właściciela to te, które zatrzymają wdrożenie.
Zdecyduj, gdzie żyje identyfikator. Trwały, niepowtarzalny identyfikator produktu i rozwiązywalny nośnik danych są warunkiem wstępnym każdego z tych reżimów. Jeśli Twoje identyfikatory produktów są dziś wewnętrzne dla ERP i zmieniają się między systemami, to pierwsza rzecz do naprawienia.
Ustaw wersjonowanie, zanim będzie potrzebne. Utrwalenie stanu danych z momentu wprowadzenia do obrotu jest znacznie tańsze na etapie projektu niż później w rekonstrukcji.
Traktuj pokrycie językowe jako kwestię modelu danych. Zdecyduj teraz, które pola są zależne od języka i jak zmiana tekstu źródłowego dociera na każdy rynek.

Nasza checklista wdrożenia DPP prowadzi przez szerszy program.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy cyfrowy paszport produktu zastępuje deklarację zgodności UE wszędzie?

Nie. Dziś zastąpienie jest wyraźne tylko w rozporządzeniu o bezpieczeństwie zabawek (UE) 2025/2509, i to od 1 sierpnia 2030. Nowe rozporządzenie o wyrobach budowlanych scala deklarację właściwości użytkowych z deklaracją zgodności i pozwala wydawać scalony dokument przez paszport. Pod ESPR i rozporządzeniem bateryjnym deklaracja i oznakowanie CE pozostają odrębnymi obowiązkami.

Czy mogę już dziś schować deklarację zgodności za kodem QR?

Dla maszyn staje się to wyraźną opcją prawną od 20 stycznia 2027 na mocy rozporządzenia (UE) 2023/1230, z zastrzeżeniem wymogów dostępności. Poza takimi wyraźnymi przepisami cyfrowe udostępnienie zależy od właściwego aktu — tam, gdzie dokument musi towarzyszyć produktowi, publikacja online sama z siebie tego obowiązku nie wypełnia. Sprawdź wymóg swojej konkretnej regulacji, zanim wycofasz papier.

Kto odpowiada, jeśli dane w paszporcie są błędne?

Producent albo jego upoważniony przedstawiciel — ta sama strona, która podpisywała deklarację. Zlecenie przechowywania i udostępniania dostawcy usług DPP nie przenosi odpowiedzialności za poprawność treści.

Co się stanie, jeśli paszport będzie nieosiągalny dziesięć lat po sprzedaży?

To naruszenie obowiązku dostępności — i to widoczne publicznie w sposób, w jaki zagubiony dokument nigdy nie był. Właśnie dlatego rozporządzenie o zabawkach wymaga odniesienia do dostawcy przechowującego kopię zapasową i właśnie dlatego trwałość identyfikatora oraz ustalenia dotyczące hostingu należą do rozmowy o zgodności, a nie do dyskusji o infrastrukturze.

Czytaj dalej

Źródła

Rozporządzenie (UE) 2025/2509 — bezpieczeństwo zabawek — EUR-Lex
Rozporządzenie (UE) 2024/3110 — wyroby budowlane — EUR-Lex
Rozporządzenie (UE) 2023/1230 — maszyny — EUR-Lex
Rozporządzenie (UE) 2024/1781 (ESPR) — EUR-Lex
Rozporządzenie (UE) 2023/1542 — baterie — EUR-Lex
Decyzja nr 768/2008/WE — wspólne ramy dotyczące wprowadzania produktów do obrotu — EUR-Lex
Rozporządzenie (UE) 2019/1020 — nadzór rynku i zgodność produktów — EUR-Lex