Deklaracja zgodności UE — wzór, obowiązkowe pola i jak ją utrzymać

Deklaracja zgodności UE to jedna z najkrótszych rzeczy w compliance produktowym i jedna z najczęściej robionych źle. Ma zwykle jedną stronę i osiem punktów. Mimo to nadzór rynku regularnie znajduje w niej te same usterki: odniesienie do normy bez roku wydania, przywołanie dyrektywy uchylonej trzy lata wcześniej, numer jednostki notyfikowanej wpisany tam, gdzie żadna jednostka nie brała udziału w ocenie, podpis osoby, która dawno nie pracuje w firmie.

Powód nie jest brakiem starań. Deklaracja wygląda jak dokument, więc traktuje się ją jak dokument: plik, który raz się pisze, podpisuje i odkłada. W rzeczywistości jest to zestaw pól danych o produkcie, z których każde ma własne źródło i własny cykl zmian. Nowsze prawo produktowe UE mówi to już wprost — w rozporządzeniu o zabawkach cyfrowy paszport produktu wchodzi na miejsce deklaracji, a w rozporządzeniu maszynowym deklaracja może być kodem maszynowo czytelnym. Ten artykuł omawia same pola: skąd bierze się wzór, co dokładnie musi znaleźć się w każdym punkcie, i co utrzymuje treść w zgodzie z rzeczywistością po pierwszym podpisie.

Najważniejsze w skrócie

Wzorcowa struktura pochodzi z decyzji nr 768/2008/WE, załącznik III. Poszczególne akty harmonizacyjne powtarzają ją we własnych załącznikach, dodając czasem pole sektorowe — dlatego wzór jest praktycznie identyczny od zabawek do maszyn.
Obowiązkowych elementów jest osiem, plus blok podpisu. Żaden nie jest opcjonalny, ale punkt 7 (jednostka notyfikowana) wypełnia się tylko wtedy, gdy w ocenie brała udział strona trzecia.
Deklaracja jest wydawana na wyłączną odpowiedzialność producenta. To zdanie jest częścią wzoru, nie formułą kurtuazyjną.
Gdy do produktu stosuje się kilka aktów Unii, sporządza się jedną deklarację dla wszystkich, z odniesieniami do ich publikacji. Nie zestaw osobnych deklaracji na dyrektywę.
Odniesienia do norm zharmonizowanych muszą wskazywać konkretne wydanie z rokiem. „EN 60335-1” bez roku nie identyfikuje niczego, co da się sprawdzić.
Deklarację trzeba przetłumaczyć na język lub języki wymagane przez państwo członkowskie, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu lub udostępniany.
Trzeba ją trzymać do dyspozycji organów nadzoru rynku przez okres wymagany przez właściwy akt — z reguły dziesięć lat od wprowadzenia produktu do obrotu.
Deklaracja ma być na bieżąco aktualizowana. Zmiana normy, adresu producenta albo składu produktu oznacza nową deklarację, nie adnotację na starej.
myDPP nie jest jednostką notyfikowaną, nie prowadzi oceny zgodności i nie wystawia ani nie podpisuje deklaracji zgodności. Przechowuje, wersjonuje i udostępnia dane produktowe, z których treść deklaracji da się odtworzyć.

Skąd bierze się wzór

Do 2008 roku każda dyrektywa opisywała deklarację po swojemu i producent sprzedający w kilku reżimach miał kilka niekompatybilnych szablonów. Decyzja nr 768/2008/WE w sprawie wspólnych ram dotyczących wprowadzania produktów do obrotu zamknęła ten bałagan: ustaliła wspólne moduły oceny zgodności i wspólny wzór deklaracji w załączniku III. Kolejne akty prawa produktowego były do tych ram dostosowywane, więc dziś załącznik z deklaracją w dyrektywie niskonapięciowej, w dyrektywie EMC, w rozporządzeniu o zabawkach czy w rozporządzeniu maszynowym wygląda niemal tak samo.

Dwie konsekwencje warto mieć z tyłu głowy przez całą dalszą lekturę.

Po pierwsze wzór jest minimum, nie maksimum. Właściwy akt może dodać pole — na przykład rozporządzenie o wyrobach budowlanych każe podać właściwości użytkowe, a rozporządzenie bateryjne wymaga swoich identyfikatorów. Zawsze czyta się załącznik konkretnego aktu, nie samą decyzję 768/2008/WE.

Po drugie deklaracja jest statyczna z założenia: opisuje produkt w stanie z dnia wystawienia. Prawo nakazuje jednak utrzymywać ją w aktualności, więc statyczny dokument musi być wymieniany za każdym razem, gdy zmieni się cokolwiek, do czego się odnosi. Napięcie między tymi dwoma zdaniami jest źródłem większości praktycznych problemów opisanych niżej.

Osiem elementów, pole po polu

Nr	Element	Skąd pochodzi treść
1	Numer deklaracji	wewnętrzny system numeracji producenta
2	Nazwa i adres producenta lub upoważnionego przedstawiciela	dane rejestrowe firmy
3	Oświadczenie o wyłącznej odpowiedzialności	stała formuła ze wzoru
4	Przedmiot deklaracji	dane produktu: model, typ, partia, numer seryjny
5	Wykaz mających zastosowanie przepisów Unii	analiza regulacyjna produktu
6	Zastosowane normy zharmonizowane lub inne specyfikacje	dokumentacja techniczna, sprawozdania z badań
7	Jednostka notyfikowana i certyfikat (jeśli dotyczy)	certyfikat jednostki
8	Informacje dodatkowe	wymogi sektorowe właściwego aktu
—	Miejsce, data, imię, funkcja, podpis	osoba upoważniona przez producenta

Cztery z nich rutynowo sprawiają kłopot.

Punkt 1: numer, który musi być niepowtarzalny

Wzór przewiduje numer deklaracji i nie narzuca jego formatu. To pozorna swoboda. Numer jest jedynym uchwytem, po którym da się odróżnić dwie deklaracje dotyczące tego samego produktu wystawione w różnych latach — a właśnie o to zapyta organ, gdy będzie chciał wiedzieć, jaki stan zgodności miał egzemplarz wysłany w konkretnym kwartale. Numeracja typu „DoC-2026-01” nadpisywana przy każdej korekcie niszczy tę informację.

Praktyczna zasada: numer deklaracji powinien identyfikować wersję deklaracji, nie produkt. Produkt identyfikuje punkt 4.

Punkt 4: przedmiot deklaracji, czyli identyfikowalność

Tu wzór jest wymagający w sposób, który łatwo przeoczyć: identyfikacja produktu musi umożliwiać identyfikowalność, czyli powiązanie deklaracji z konkretnym egzemplarzem albo partią produkcyjną. Sama nazwa handlowa tego nie robi, jeśli pod tą nazwą sprzedaje się cztery warianty o różnym wyposażeniu. Wzór wprost dopuszcza dołączenie kolorowego zdjęcia o wystarczającej jakości, gdy jest ono potrzebne do identyfikacji wyrobu.

To najbliższy związek między deklaracją a paszportem. Trwały, niepowtarzalny identyfikator produktu jest w reżimie paszportowym warunkiem wstępnym, a w deklaracji już dziś jest wymogiem — tylko rzadziej tak czytanym.

Punkt 5: przepisy Unii i zasada jednej deklaracji

Punkt 5 wymienia akty prawne, wobec których zgodność jest deklarowana, wraz z odniesieniami do ich publikacji. Kluczowa reguła leży poza samym wzorem: jeśli do produktu stosuje się więcej niż jeden akt Unii, sporządza się jedną deklarację obejmującą wszystkie, zawierającą informacje potrzebne do ich identyfikacji.

Typowy zasilany sieciowo produkt z modułem radiowym podpada pod dyrektywę o kompatybilności elektromagnetycznej, dyrektywę o urządzeniach radiowych, dyrektywę RoHS i — po wejściu aktu delegowanego — pod ESPR. To jedna deklaracja z czterema pozycjami w punkcie 5, nie cztery dokumenty. Najczęstszy błąd w tym miejscu to lista odziedziczona z szablonu i nigdy nieprzejrzana: dyrektywa, która została uchylona, albo akt, który nigdy do produktu się nie stosował, dopisany „na wszelki wypadek”. Deklarowanie zgodności z aktem, który nie ma zastosowania, nie jest ostrożnością — to nieprawdziwe oświadczenie.

Punkt 6: normy z rokiem wydania

Tutaj popełnia się najwięcej błędów formalnych. Odniesienie musi wskazywać konkretne, datowane wydanie zastosowanej normy: nie „EN ISO 12100”, a „EN ISO 12100:2010”. Bez roku odniesienie nie pozwala sprawdzić, którą wersję wymagań producent faktycznie zastosował, a wersje różnią się istotnie.

Z tym polem wiąże się też najczęstszy powód, dla którego deklaracja cicho traci ważność. Normy zharmonizowane są zastępowane, a odniesienia do nich publikowane w Dzienniku Urzędowym — zwykle z okresem przejściowym, po którym stare wydanie przestaje dawać domniemanie zgodności. Deklaracja przywołująca wycofane wydanie po upływie tego okresu przestaje popierać to, co twierdzi. Nikt o tym nie informuje producenta; trzeba to monitorować.

Jeśli zgodność zadeklarowano bez pełnego zastosowania norm zharmonizowanych, punkt 6 wskazuje inne zastosowane specyfikacje techniczne — i wtedy zwykle rośnie rola dokumentacji technicznej, bo domniemanie zgodności nie działa.

Wzór do wypełnienia

Poniższy szkielet odzwierciedla załącznik III decyzji nr 768/2008/WE. Zawsze porównaj go z załącznikiem właściwego dla Twojego produktu aktu, bo ten może dodać pole.

DEKLARACJA ZGODNOŚCI UE
Nr [numer deklaracji]

1. Model produktu / produkt:
   [oznaczenie modelu, typu, partii lub numeru seryjnego]

2. Nazwa i adres producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela:
   [pełna nazwa prawna, adres pocztowy, kraj]

3. Niniejsza deklaracja zgodności wydana zostaje na wyłączną
   odpowiedzialność producenta.

4. Przedmiot deklaracji:
   [identyfikacja produktu umożliwiająca jego identyfikowalność;
    w razie potrzeby kolorowe zdjęcie o wystarczającej jakości]

5. Wymieniony powyżej przedmiot niniejszej deklaracji jest zgodny
   z odnośnymi wymaganiami unijnego prawodawstwa harmonizacyjnego:
   [tytuł, numer i odniesienie do publikacji każdego aktu]

6. Odniesienia do odnośnych norm zharmonizowanych, które zastosowano,
   lub do innych specyfikacji technicznych, w stosunku do których
   deklarowana jest zgodność:
   [oznaczenie normy z rokiem wydania, np. EN 60335-1:2012]

7. W stosownych przypadkach: jednostka notyfikowana
   [nazwa, czterocyfrowy numer identyfikacyjny] przeprowadziła
   [opis czynności] i wydała certyfikat [numer, data].

8. Informacje dodatkowe:
   [pola wymagane przez właściwy akt sektorowy]

Podpisano w imieniu:
[miejsce i data wystawienia]
[imię i nazwisko, funkcja]        [podpis]

Trzy obowiązki, które przeżywają dokument

Sporządzenie deklaracji to najmniejsza część pracy. Trzy obowiązki biegną dalej i to one decydują, czy dokument nadal coś znaczy pięć lat później.

Języki. Deklarację trzeba przetłumaczyć na język lub języki wymagane przez państwo członkowskie, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu albo udostępniany. Dla producenta sprzedającego w całej Unii to nie jednorazowe zlecenie tłumaczeniowe, ale stałe zobowiązanie przypięte do pól, które się zmieniają: każda korekta punktu 5 albo 6 musi dotrzeć do każdej wersji językowej.

Przechowywanie. Deklarację trzyma się do dyspozycji organów nadzoru rynku przez okres wskazany we właściwym akcie — o ile nie postanowiono inaczej, dziesięć lat od wprowadzenia produktu do obrotu. Na mocy rozporządzenia (UE) 2019/1020 dla wielu kategorii produktów musi istnieć podmiot mający siedzibę w Unii, który sprawdził, że deklaracja i dokumentacja techniczna zostały sporządzone, trzyma deklarację do dyspozycji organów przez wymagany okres i potrafi udostępnić dokumentację na żądanie. Dla importerów i sprzedawców z rynków trzecich to ten obowiązek, nie sama deklaracja, jest wąskim gardłem.

Aktualność. Wzór wymaga, by deklaracja była na bieżąco aktualizowana. Zmieniła się nazwa lub adres firmy, zastąpiono zastosowaną normę, dołożono wariant produktu, wygasł certyfikat jednostki notyfikowanej — za każdym razem powstaje nowa deklaracja, a poprzednia zostaje w archiwum jako stan obowiązujący dla egzemplarzy wprowadzonych wcześniej. Adnotacja odręczna na starej deklaracji nie jest aktualizacją.

Kiedy deklaracja przestaje być kartką

Ten sam dokument porusza się w prawie UE w stronę formy cyfrowej, i to od dawna. Dyrektywa o urządzeniach radiowych już w 2014 roku wprowadziła deklarację uproszczoną: krótkie oświadczenie, że dany typ urządzenia jest zgodny z dyrektywą, plus adres internetowy, pod którym dostępny jest pełny tekst deklaracji. Uproszczona wersja też musi być przetłumaczona na wymagane języki, a pełny tekst musi być pod tym adresem dostępny w tych samych językach. To najstarszy w tym reżimie przykład deklaracji, która żyje pod adresem URL, a nie w kartonie.

Nowsze akty idą dalej i każdy inną drogą:

Rozporządzenie maszynowe (UE) 2023/1230, stosowane od 20 stycznia 2027, pozwala dostarczyć deklarację w formie cyfrowej — przez adres internetowy albo kod maszynowo czytelny — z obowiązkiem utrzymania dostępności przez spodziewany okres eksploatacji maszyny i co najmniej dziesięć lat.
Cyber Resilience Act (UE) 2024/2847 ma własny wzór deklaracji w załączniku V i dopuszcza formę uproszczoną z załącznika VI, na wzór rozwiązania z urządzeń radiowych. Szerzej w naszym artykule o Cyber Resilience Act.
Rozporządzenie o wyrobach budowlanych (UE) 2024/3110 scala deklarację właściwości użytkowych z deklaracją zgodności i pozwala wydawać scalony dokument przez cyfrowy paszport produktu.
Rozporządzenie o bezpieczeństwie zabawek (UE) 2025/2509 idzie najdalej: paszport nie towarzyszy deklaracji, lecz ją zastępuje, od 1 sierpnia 2030.

Pod ESPR deklaracja zostaje nietknięta: wyrób objęty aktem delegowanym przechodzi jedną z procedur oceny zgodności przewidzianych w rozporządzeniu, producent sporządza deklarację i umieszcza oznakowanie CE, a paszport jest obowiązkiem obok. Pełne porównanie tych dróg opisuje nasz artykuł o tym, kiedy paszport zastępuje deklarację zgodności.

Warto też zauważyć, czego forma cyfrowa nie zmienia. To, czy deklaracja musi towarzyszyć produktowi, zależy od właściwego aktu — dla maszyn towarzyszy, dla wielu innych kategorii wystarczy, że jest do dyspozycji organów. Publikacja online sama z siebie nie zastępuje obowiązku dołączenia dokumentu tam, gdzie taki obowiązek istnieje.

Siedem miejsc, w których deklaracje się sypią

Odniesienia do norm bez roku wydania

Najczęstsza usterka formalna i najłatwiejsza do naprawienia. Bez roku odniesienie nie identyfikuje wymagań, które faktycznie zastosowano.

Odziedziczony wykaz przepisów

Szablon skopiowany z produktu podobnego, ale nie tego samego. Bywa, że wymienia akt nieistotny dla wyrobu, bywa, że pomija ten, który akurat wszedł w życie. Wykaz z punktu 5 powinien wynikać z analizy regulacyjnej konkretnego produktu, przeglądanej przy każdej zmianie konstrukcyjnej.

Jednostka notyfikowana wpisana tam, gdzie jej nie było

Punkt 7 wypełnia się tylko wtedy, gdy właściwy akt wymagał udziału strony trzeciej i jednostka faktycznie taką czynność wykonała. Wpisanie laboratorium badawczego, które przeprowadziło badania na zlecenie, jako jednostki notyfikowanej jest błędem merytorycznym — laboratorium nie musi być jednostką notyfikowaną, a jej numer identyfikacyjny jest czterocyfrowy i wynika z wykazu prowadzonego przez Komisję.

Deklaracja nieaktualizowana po zmianie normy

Zastąpione wydanie normy po upływie okresu przejściowego przestaje dawać domniemanie zgodności. Deklaracja, która je przywołuje, wygląda poprawnie i nie popiera już tego, co twierdzi. Nikt o tym nie zawiadamia — to obowiązek monitorowania po stronie producenta.

Podpis bez umocowania

Podpisujący musi być umocowany do zaciągania zobowiązania w imieniu producenta i mieć wpisaną funkcję. Deklaracje podpisane przez osobę, która odeszła z firmy, pozostają ważne dla egzemplarzy wprowadzonych wtedy do obrotu — ale nowe deklaracje wystawiane pod nieaktualnym podpisem to problem, który wychodzi dopiero podczas kontroli.

Brak powiązania z egzemplarzem

Kiedy nadzór rynku pyta o konkretną partię, potrzebna jest deklaracja obowiązująca dla tej partii, nie bieżąca. Jeśli plik był nadpisywany, tej informacji już nie ma. Wersjonowanie z zachowaniem historii to jedyne zabezpieczenie i kosztuje niewiele, jeśli ustawi się je od początku.

Rozjazd między deklaracją a innymi kanałami

Deklaracja mówi jedno, karta produktu w sklepie drugie, etykieta trzecie. Przy jednym dokumencie w teczce rozjazd bywa niewidoczny latami. Kiedy te same dane wystawia się za kodem QR, staje się widoczny natychmiast — dla klienta, konkurenta i organu. To argument, który omawiamy szerzej w DPP a PIM.

Od dokumentu do pól danych — pięć kroków

Rozłóż ostatnią podpisaną deklarację na pola. Dla każdego z ośmiu punktów wskaż system źródłowy i osobę odpowiedzialną. Pola, dla których nikt nie potrafi wskazać źródła, to dokładnie te, które później zatrzymują pracę.
Uporządkuj numerację i identyfikatory. Numer deklaracji identyfikuje jej wersję, punkt 4 identyfikuje produkt. Jeśli identyfikatory produktów są dziś wewnętrzne dla ERP i zmieniają się między systemami, to pierwsza rzecz do naprawienia — i warunek wstępny każdego reżimu paszportowego.
Ustaw monitoring norm i przepisów. Zdecyduj, kto śledzi zmiany odniesień do norm zharmonizowanych i wejścia w życie nowych aktów, i przy jakim zdarzeniu wystawiana jest nowa deklaracja. Bez tego kroku pozostałe cztery utrzymają porządek w danych, które zdążyły się przedawnić.
Wersjonuj, nie nadpisuj. Każda deklaracja z historią zmian: kto zmienił które pole, kiedy i na jakiej podstawie. Utrwalenie stanu z momentu wprowadzenia do obrotu jest znacznie tańsze teraz niż w rekonstrukcji za pięć lat.
Traktuj języki jako część modelu danych. Ustal, które pola są zależne od języka, i jak zmiana w tekście źródłowym dociera do każdej wersji językowej. Punkty 1, 4 i 7 zwykle nie są; punkty 3, 5 i 8 są.

Szerszy program, w którym to wszystko siedzi, prowadzi nasza checklista wdrożenia DPP.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy istnieje oficjalny wzór deklaracji zgodności UE do wypełnienia?

Wzorcowa struktura znajduje się w załączniku III decyzji nr 768/2008/WE, a każdy akt harmonizacyjny powtarza ją we własnym załączniku, czasem z dodatkowym polem. Komisja nie publikuje jednego uniwersalnego formularza do wypełnienia — obowiązujący wzór to załącznik aktu właściwego dla Twojego produktu i tam należy sprawdzić ostateczną listę pól.

Czy dla każdej dyrektywy trzeba wystawić osobną deklarację?

Nie, jest odwrotnie. Gdy do produktu stosuje się kilka aktów Unii, sporządza się jedną deklarację obejmującą wszystkie, z odniesieniami do ich publikacji w punkcie 5. Osobne deklaracje na akt są dopuszczalne wyjątkowo tylko tam, gdzie właściwy przepis wprost tego wymaga.

Jak długo trzeba przechowywać deklarację zgodności?

O ile właściwy akt nie stanowi inaczej — dziesięć lat od wprowadzenia produktu do obrotu, do dyspozycji organów nadzoru rynku, razem z dokumentacją techniczną. Niektóre reżimy sektorowe przewidują inne okresy, więc termin sprawdza się w akcie właściwym dla wyrobu.

Czy deklarację można udostępnić tylko przez kod QR?

Zależy od aktu. Dyrektywa o urządzeniach radiowych od dawna dopuszcza deklarację uproszczoną z adresem internetowym do pełnego tekstu, rozporządzenie maszynowe dopuszcza formę cyfrową od 20 stycznia 2027, a Cyber Resilience Act przewiduje własną formę uproszczoną. Tam, gdzie akt wymaga, by deklaracja towarzyszyła produktowi, publikacja online sama tego obowiązku nie wypełnia.

Kto powinien podpisać deklarację?

Osoba umocowana do zaciągania zobowiązań w imieniu producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela, z podaniem imienia, nazwiska i funkcji. Odpowiedzialność za treść pozostaje przy producencie niezależnie od tego, kto fizycznie złożył podpis i kto przygotował dane.

Czy dostawca oprogramowania może wystawić deklarację za mnie?

Nie. Deklaracja jest wydawana na wyłączną odpowiedzialność producenta i to on ją podpisuje. Dostawca może przechowywać, wersjonować i udostępniać dane, z których treść deklaracji się składa — myDPP robi dokładnie to i nic ponad to. Ocena zgodności, wystawienie i podpis pozostają po stronie producenta, a tam, gdzie prawo tego wymaga, po stronie jednostki notyfikowanej.

Czytaj dalej

Źródła

Decyzja nr 768/2008/WE — wspólne ramy dotyczące wprowadzania produktów do obrotu — EUR-Lex
Rozporządzenie (UE) 2019/1020 — nadzór rynku i zgodność produktów — EUR-Lex
Niebieski przewodnik — wdrażanie przepisów UE dotyczących produktów (2022) — Komisja Europejska
Dyrektywa 2014/53/UE — urządzenia radiowe — EUR-Lex
Rozporządzenie (UE) 2023/1230 — maszyny — EUR-Lex
Rozporządzenie (UE) 2024/2847 — Cyber Resilience Act — EUR-Lex
Rozporządzenie (UE) 2024/3110 — wyroby budowlane — EUR-Lex
Rozporządzenie (UE) 2025/2509 — bezpieczeństwo zabawek — EUR-Lex
NANDO — wykaz jednostek notyfikowanych — Komisja Europejska