EU-conformiteitsverklaring — model, verplichte velden en onderhoud

De EU-conformiteitsverklaring is een van de kortste documenten in productcompliance en een van de documenten die het vaakst fout gaan. Het is meestal één pagina met acht genummerde punten. Toch treft het markttoezicht er telkens dezelfde gebreken in aan: een norm aangehaald zonder uitgavejaar, een richtlijn die drie jaar eerder is ingetrokken, een nummer van een aangemelde instantie ingevuld waar geen enkele instantie betrokken was, een handtekening van iemand die het bedrijf al lang heeft verlaten.

De oorzaak is geen onzorgvuldigheid. De verklaring ziet uit als een document, dus wordt zij als document behandeld: een bestand dat je één keer schrijft, ondertekent en opbergt. In werkelijkheid is het een verzameling productdatavelden, elk met een eigen bron en een eigen wijzigingscyclus. Het nieuwere EU-productrecht zegt dat inmiddels onomwonden: in de speelgoedverordening neemt het digitaal productpaspoort de plaats van de verklaring in, en in de machineverordening mag de verklaring een machineleesbare code zijn. Dit artikel gaat over de velden zelf: waar het model vandaan komt, wat in elk punt hoort, en wat de inhoud na de eerste ondertekening kloppend houdt.

De belangrijkste punten

De modelstructuur komt uit Besluit nr. 768/2008/EG, bijlage III. De afzonderlijke harmonisatiehandelingen herhalen die in eigen bijlagen en voegen soms een sectorspecifiek veld toe — daarom ziet het model er van speelgoed tot machines bijna identiek uit.
Er zijn acht verplichte elementen plus het ondertekeningsblok. Geen ervan is optioneel, maar punt 7 (aangemelde instantie) wordt alleen ingevuld als er werkelijk een derde partij bij de beoordeling betrokken was.
De verklaring wordt onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de fabrikant verstrekt. Die zin hoort bij het model en is geen hoffelijkheidsformule.
Gelden voor een product meerdere handelingen van de Unie, dan stel je één verklaring voor alle op, met de vindplaatsen van de bekendmaking van elk. Niet een reeks afzonderlijke verklaringen per richtlijn.
Verwijzingen naar geharmoniseerde normen moeten een concrete, gedateerde uitgave aanwijzen. “EN 60335-1” zonder jaar wijst niets aan dat te controleren is.
De verklaring moet worden vertaald in de taal of talen die de lidstaat verlangt waar het product in de handel wordt gebracht of op de markt wordt aangeboden.
Zij moet ter beschikking van de markttoezichtautoriteiten worden gehouden voor de termijn die de toepasselijke handeling voorschrijft — als regel tien jaar na het in de handel brengen.
De verklaring moet actueel worden gehouden. Een nieuwe norm, een nieuw vestigingsadres of een productwijziging betekent een nieuwe verklaring, geen aantekening op de oude.
myDPP is geen aangemelde instantie, verricht geen conformiteitsbeoordeling en verstrekt of ondertekent geen conformiteitsverklaringen. Het bewaart, versioneert en levert de productdata waaruit de inhoud van een verklaring kan worden gereconstrueerd.

Waar het model vandaan komt

Tot 2008 beschreef elke richtlijn de verklaring op eigen wijze, en een fabrikant die onder meerdere regimes verkocht hield er meerdere onverenigbare modellen op na. Besluit nr. 768/2008/EG betreffende een gemeenschappelijk kader voor het verhandelen van producten maakte daar een einde aan: het stelde gemeenschappelijke conformiteitsbeoordelingsmodules vast en een gemeenschappelijk model voor de verklaring in bijlage III. Latere productwetgeving werd op dat kader afgestemd, waardoor de bijlage met de verklaring in de laagspanningsrichtlijn, de EMC-richtlijn, de speelgoedverordening en de machineverordening er vandaag bijna hetzelfde uitziet.

Twee gevolgen zijn het waard om door de rest van dit artikel mee te nemen.

Ten eerste is het model een minimum, geen maximum. De toepasselijke handeling kan een veld toevoegen — de bouwproductenverordening verlangt aangegeven prestaties, de batterijenverordening eigen identificatiegegevens. Lees altijd de bijlage van de specifieke handeling, niet alleen Besluit 768/2008/EG.

Ten tweede is de verklaring statisch van opzet: zij beschrijft het product op de datum van afgifte. Toch verlangt de wet dat zij actueel blijft, zodat een statisch document moet worden vervangen telkens wanneer iets verandert waarnaar het verwijst. De spanning tussen die twee zinnen is de bron van de meeste praktische problemen die hieronder aan de orde komen.

De acht elementen, veld voor veld

Nr.	Element	Waar de inhoud vandaan komt
1	Nummer van de verklaring	eigen nummeringssysteem van de fabrikant
2	Naam en adres van de fabrikant of gemachtigde	registratiegegevens van de onderneming
3	Verklaring van uitsluitende verantwoordelijkheid	vaste formulering uit het model
4	Voorwerp van de verklaring	productdata: model, type, partij, serienummer
5	Lijst van toepasselijke Uniewetgeving	regelgevingsanalyse van het product
6	Toegepaste geharmoniseerde normen of andere specificaties	technische documentatie, testrapporten
7	Aangemelde instantie en certificaat (indien van toepassing)	certificaat van de instantie
8	Aanvullende informatie	sectorspecifieke eisen van de toepasselijke handeling
—	Plaats, datum, naam, functie, handtekening	een door de fabrikant gemachtigde persoon

Vier daarvan geven routinematig problemen.

Punt 1: een nummer dat uniek moet zijn

Het model voorziet in een nummer van de verklaring en schrijft geen formaat voor. Die vrijheid is bedrieglijk. Het nummer is het enige aangrijpingspunt om twee verklaringen voor hetzelfde product uit verschillende jaren te onderscheiden — en juist daar vraagt een autoriteit naar wanneer zij de conformiteitsstatus wil weten van een exemplaar dat in een bepaald kwartaal is verzonden. Een nummering als “DoC-2026-01” die bij elke correctie wordt overschreven, vernietigt die informatie.

Werkbare regel: het nummer van de verklaring identificeert de versie van de verklaring, niet het product. Het product wordt geïdentificeerd door punt 4.

Punt 4: voorwerp van de verklaring, dus traceerbaarheid

Hier is het model streng op een manier die makkelijk over het hoofd wordt gezien: de productidentificatie moet traceerbaarheid mogelijk maken, dat wil zeggen de verklaring verbinden met een bepaald exemplaar of productiepartij. Een handelsnaam alleen doet dat niet als daaronder vier varianten met verschillende uitvoering worden verkocht. Het model staat uitdrukkelijk toe een kleurenafbeelding van voldoende kwaliteit op te nemen wanneer die nodig is om het product te identificeren.

Dat is de nauwste band tussen verklaring en paspoort. Een duurzame, unieke productidentificatiecode is in elk paspoortregime een randvoorwaarde, en in de verklaring is zij vandaag al een eis — alleen wordt zij minder vaak zo gelezen.

Punt 5: Uniewetgeving en de regel van één verklaring

Punt 5 somt de handelingen op waartegen conformiteit wordt verklaard, met de vindplaatsen van hun bekendmaking. De beslissende regel staat buiten het model zelf: gelden voor een product meer dan één handeling van de Unie, dan stel je één verklaring op die ze alle dekt, met de informatie die nodig is om elk ervan te identificeren.

Een typisch netgevoed product met radiomodule valt onder de EMC-richtlijn, de radioapparatuurrichtlijn, de RoHS-richtlijn en — zodra er een gedelegeerde handeling komt — onder de ESPR. Dat is één verklaring met vier vermeldingen in punt 5, geen vier documenten. De meest voorkomende fout hier is een lijst die uit het model is overgenomen en nooit is nagelopen: een richtlijn die inmiddels is ingetrokken, of een handeling die op het product nooit van toepassing was en voor de zekerheid is toegevoegd. Conformiteit verklaren met een handeling die niet van toepassing is, is geen voorzichtigheid maar een onjuiste verklaring.

Punt 6: normen met uitgavejaar

Dit veld verzamelt de meeste vormfouten. De verwijzing moet de concrete, gedateerde uitgave van de toegepaste norm aanwijzen: niet “EN ISO 12100” maar “EN ISO 12100:2010”. Zonder het jaar laat de verwijzing niet zien welke versie van de eisen de fabrikant werkelijk heeft toegepast, en de versies verschillen wezenlijk.

In dit veld zit ook de meest voorkomende reden waarom een verklaring stilzwijgend niet meer standhoudt. Geharmoniseerde normen worden vervangen en hun vindplaatsen bekendgemaakt in het Publicatieblad — doorgaans met een overgangsperiode waarna de oude uitgave geen vermoeden van conformiteit meer geeft. Een verklaring die na die termijn een ingetrokken uitgave aanhaalt, ziet er correct uit en ondersteunt niet meer wat zij beweert. Niemand stelt de fabrikant daarvan in kennis; dit moet worden gemonitord.

Is conformiteit verklaard zonder geharmoniseerde normen volledig toe te passen, dan noemt punt 6 de andere gebruikte technische specificaties — en het gewicht van de technische documentatie neemt doorgaans toe, omdat het vermoeden van conformiteit niet werkt.

Model om in te vullen

Het onderstaande geraamte geeft bijlage III van Besluit nr. 768/2008/EG weer. Vergelijk het altijd met de bijlage van de handeling die op uw product van toepassing is, want die kan een veld toevoegen.

EU-CONFORMITEITSVERKLARING
Nr. [nummer van de verklaring]

1. Productmodel / product:
   [aanduiding van model, type, partij of serienummer]

2. Naam en adres van de fabrikant of zijn gemachtigde:
   [volledige rechtsnaam, postadres, land]

3. Deze conformiteitsverklaring wordt verstrekt onder de
   uitsluitende verantwoordelijkheid van de fabrikant.

4. Voorwerp van de verklaring:
   [productidentificatie die traceerbaarheid mogelijk maakt;
    indien nodig een kleurenafbeelding van voldoende kwaliteit]

5. Het hierboven beschreven voorwerp is in overeenstemming met de
   desbetreffende harmonisatiewetgeving van de Unie:
   [titel, nummer en vindplaats van bekendmaking van elke handeling]

6. Vermelding van de toegepaste relevante geharmoniseerde normen of
   van de andere technische specificaties waarop de
   conformiteitsverklaring betrekking heeft:
   [normaanduiding met uitgavejaar, bv. EN 60335-1:2012]

7. Indien van toepassing: de aangemelde instantie
   [naam, viercijferig identificatienummer] heeft
   [beschrijving van de werkzaamheden] uitgevoerd en het
   certificaat [nummer, datum] verstrekt.

8. Aanvullende informatie:
   [velden die de toepasselijke sectorale handeling verlangt]

Ondertekend voor en namens:
[plaats en datum van afgifte]
[naam, functie]        [handtekening]

Drie verplichtingen die het document overleven

Het opstellen van de verklaring is het kleinste deel van het werk. Drie verplichtingen lopen daarna door, en die bepalen of het document vijf jaar later nog iets betekent.

Talen. De verklaring moet worden vertaald in de taal of talen die de lidstaat verlangt waar het product in de handel wordt gebracht of op de markt wordt aangeboden. Voor een fabrikant die in de hele Unie verkoopt is dat geen eenmalige vertaalopdracht maar een doorlopende verplichting die vastzit aan velden die veranderen: elke correctie in punt 5 of 6 moet elke taalversie bereiken.

Bewaring. De verklaring wordt ter beschikking van de markttoezichtautoriteiten gehouden voor de termijn die de toepasselijke handeling aangeeft — tenzij anders bepaald tien jaar na het in de handel brengen van het product. Op grond van Verordening (EU) 2019/1020 vergen veel productcategorieën een in de Unie gevestigde marktdeelnemer die heeft nagegaan dat de verklaring en de technische documentatie zijn opgesteld, de verklaring de vereiste termijn ter beschikking van de autoriteiten houdt en de documentatie op verzoek beschikbaar kan stellen. Voor importeurs en verkopers uit derde markten is die verplichting het knelpunt, niet de verklaring zelf.

Actualiteit. Het model verlangt dat de verklaring actueel wordt gehouden. De naam of het adres van de onderneming is gewijzigd, een toegepaste norm is vervangen, er is een variant bijgekomen, een certificaat van een aangemelde instantie is verlopen — elk daarvan levert een nieuwe verklaring op, terwijl de vorige in het archief blijft als de stand die geldt voor eerder in de handel gebrachte exemplaren. Een handgeschreven aantekening op een oude verklaring is geen actualisering.

Wanneer de verklaring geen blad papier meer is

Hetzelfde document beweegt zich in het EU-recht al een tijd naar de digitale vorm. De radioapparatuurrichtlijn voerde al in 2014 een vereenvoudigde verklaring in: een korte mededeling dat het type apparatuur aan de richtlijn voldoet, plus een internetadres waar de volledige tekst van de verklaring te vinden is. Ook de vereenvoudigde versie moet in de vereiste talen worden vertaald, en de volledige tekst moet op dat adres in dezelfde talen beschikbaar zijn. Het is het oudste voorbeeld in dit regime van een verklaring die op een URL leeft en niet in een doos.

Nieuwere handelingen gaan verder, elk langs een andere weg:

De machineverordening (EU) 2023/1230, van toepassing vanaf 20 januari 2027, staat toe de verklaring digitaal te verstrekken — via een internetadres of een machineleesbare code — met de verplichting haar toegankelijk te houden gedurende de verwachte levensduur van de machine en in elk geval ten minste tien jaar.
De Cyber Resilience Act (EU) 2024/2847 heeft een eigen model voor de verklaring in bijlage V en laat de vereenvoudigde vorm uit bijlage VI toe, in het spoor van de radioapparatuur. Meer daarover in ons artikel over de Cyber Resilience Act.
De bouwproductenverordening (EU) 2024/3110 voegt de prestatieverklaring en de conformiteitsverklaring samen en staat toe het samengevoegde document via het digitaal productpaspoort af te geven.
De speelgoedverordening (EU) 2025/2509 gaat het verst: het paspoort begeleidt de verklaring niet maar vervangt haar, vanaf 1 augustus 2030.

Onder de ESPR blijft de verklaring onaangetast: een product dat onder een gedelegeerde handeling valt doorloopt een van de conformiteitsbeoordelingsprocedures van de verordening, de fabrikant stelt de verklaring op en brengt de CE-markering aan, en het paspoort is een verplichting daarnaast. Ons artikel over wanneer het paspoort de conformiteitsverklaring vervangt vergelijkt die wegen volledig.

Het is ook goed op te merken wat de digitale vorm niet verandert. Of de verklaring het product moet begeleiden hangt af van de toepasselijke handeling — bij machines begeleidt zij het product, bij veel andere categorieën is het voldoende dat zij ter beschikking van de autoriteiten staat. Publicatie online kwijt zich op zichzelf niet van een verplichting om het document mee te leveren waar die verplichting bestaat.

Zeven plekken waar verklaringen misgaan

Normen aangehaald zonder uitgavejaar

Het meest voorkomende vormgebrek en het gemakkelijkst te herstellen. Zonder het jaar wijst de verwijzing niet de eisen aan die werkelijk zijn toegepast.

Een overgenomen lijst wetgeving

Een model gekopieerd van een vergelijkbaar maar niet identiek product. Soms noemt het een handeling die voor het product niet relevant is, soms ontbreekt de handeling die net in werking is getreden. De lijst in punt 5 moet volgen uit de regelgevingsanalyse van het concrete product en bij elke ontwerpwijziging worden nagelopen.

Een aangemelde instantie waar er geen betrokken was

Punt 7 wordt alleen ingevuld als de toepasselijke handeling betrokkenheid van een derde verlangde en de instantie die taak werkelijk heeft uitgevoerd. Een testlaboratorium dat in opdracht tests uitvoerde als aangemelde instantie invullen is een inhoudelijke fout — een laboratorium hoeft helemaal geen aangemelde instantie te zijn, en het identificatienummer van een aangemelde instantie bestaat uit vier cijfers en komt uit de lijst die de Commissie bijhoudt.

Niet bijgewerkt na een normwijziging

Na het einde van de overgangsperiode geeft een vervangen uitgave van een norm geen vermoeden van conformiteit meer. Een verklaring die haar aanhaalt ziet er correct uit en ondersteunt niet meer wat zij beweert. Er gaat geen bericht uit; de monitoring is een verplichting van de fabrikant.

Een handtekening zonder volmacht

De ondertekenaar moet bevoegd zijn de fabrikant te binden en zijn functie vermelden. Verklaringen ondertekend door iemand die inmiddels is vertrokken blijven geldig voor de toen in de handel gebrachte exemplaren — maar nieuwe verklaringen onder een verouderde handtekening zijn een probleem dat pas bij een inspectie opduikt.

Geen band met het afzonderlijke exemplaar

Vraagt het markttoezicht naar een bepaalde partij, dan is de verklaring nodig die voor die partij gold, niet de huidige. Is het bestand overschreven, dan is die informatie weg. Versionering met behouden geschiedenis is de enige bescherming en kost weinig als zij van het begin af is ingericht.

Verschil tussen de verklaring en de andere kanalen

De verklaring zegt het een, het productblad in de webshop het ander, het label een derde. Met één document in een map kan het verschil jaren onzichtbaar blijven. Worden dezelfde data achter een QR-code geleverd, dan wordt het onmiddellijk zichtbaar — voor een klant, een concurrent en een autoriteit. Dat argument werken we uit in DPP en PIM.

Van document naar datavelden — vijf stappen

Ontleed uw laatste ondertekende verklaring in velden. Noem voor elk van de acht punten het bronsysteem en de verantwoordelijke persoon. De velden waarvan niemand de bron kan noemen, zijn precies de velden die het werk later stilzetten.
Breng nummering en identificatiecodes op orde. Het nummer van de verklaring identificeert haar versie, punt 4 identificeert het product. Zijn uw productidentificatiecodes vandaag intern in het ERP en veranderen ze tussen systemen, dan is dat het eerste wat moet worden hersteld — en een randvoorwaarde voor elk paspoortregime.
Zet monitoring van normen en wetgeving op. Bepaal wie wijzigingen in de vindplaatsen van geharmoniseerde normen en de inwerkingtreding van nieuwe handelingen volgt, en welke gebeurtenis een nieuwe verklaring oplevert. Zonder deze stap houden de andere vier data op orde die stilzwijgend verouderd zijn.
Versioneer, overschrijf niet. Elke verklaring met wijzigingsgeschiedenis: wie welk veld wanneer en op welke grond heeft gewijzigd. De stand op de datum van in de handel brengen nu vastleggen is veel goedkoper dan haar over vijf jaar reconstrueren.
Behandel talen als deel van het datamodel. Stel vast welke velden taalafhankelijk zijn en hoe een wijziging in de brontekst elke taalversie bereikt. Punten 1, 4 en 7 zijn dat meestal niet; punten 3, 5 en 8 wel.

Onze DPP-implementatiechecklist behandelt het bredere programma waarin dit past.

Veelgestelde vragen

Bestaat er een officieel model van de EU-conformiteitsverklaring om in te vullen?

De modelstructuur staat in bijlage III van Besluit nr. 768/2008/EG, en elke harmonisatiehandeling herhaalt haar in een eigen bijlage, soms met een extra veld. De Commissie publiceert geen enkel universeel formulier — het bindende model is de bijlage van de handeling die op uw product van toepassing is, en daar moet de definitieve lijst velden worden gecontroleerd.

Heb ik voor elke richtlijn een aparte verklaring nodig?

Nee, het is omgekeerd. Gelden voor een product meerdere handelingen van de Unie, dan stel je één verklaring voor alle op, met hun vindplaatsen van bekendmaking in punt 5. Aparte verklaringen per handeling zijn alleen toelaatbaar in de uitzonderlijke gevallen waarin een specifieke bepaling dat verlangt.

Hoe lang moet de conformiteitsverklaring worden bewaard?

Tenzij de toepasselijke handeling anders bepaalt, tien jaar na het in de handel brengen van het product, ter beschikking van de markttoezichtautoriteiten, samen met de technische documentatie. Sommige sectorale regimes stellen andere termijnen, dus controleer de termijn in de handeling die op het product van toepassing is.

Mag de verklaring alleen via een QR-code beschikbaar worden gesteld?

Dat hangt van de handeling af. De radioapparatuurrichtlijn staat al lang een vereenvoudigde verklaring toe met een internetadres voor de volledige tekst, de machineverordening staat de digitale vorm toe vanaf 20 januari 2027, en de Cyber Resilience Act voorziet in een eigen vereenvoudigde vorm. Waar een handeling verlangt dat de verklaring het product begeleidt, is publicatie online op zichzelf niet genoeg.

Wie moet de verklaring ondertekenen?

Een persoon die bevoegd is de fabrikant of zijn gemachtigde te binden, met vermelding van naam en functie. De verantwoordelijkheid voor de inhoud blijft bij de fabrikant, ongeacht wie feitelijk heeft ondertekend en wie de data heeft voorbereid.

Kan een softwareleverancier de verklaring voor mij verstrekken?

Nee. De verklaring wordt verstrekt onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de fabrikant, en de fabrikant ondertekent haar. Een leverancier kan de data bewaren, versioneren en leveren waaruit de inhoud van de verklaring wordt opgebouwd — myDPP doet precies dat en niets daarbuiten. Conformiteitsbeoordeling, afgifte en ondertekening blijven bij de fabrikant en, waar de wet dat verlangt, bij een aangemelde instantie.

Lees verder

Bronnen

Besluit nr. 768/2008/EG — gemeenschappelijk kader voor het verhandelen van producten — EUR-Lex
Verordening (EU) 2019/1020 — markttoezicht en conformiteit van producten — EUR-Lex
De “Blauwe Gids” voor de uitvoering van de EU-productvoorschriften (2022) — Europese Commissie
Richtlijn 2014/53/EU — radioapparatuur — EUR-Lex
Verordening (EU) 2023/1230 — machines — EUR-Lex
Verordening (EU) 2024/2847 — Cyber Resilience Act — EUR-Lex
Verordening (EU) 2024/3110 — bouwproducten — EUR-Lex
Verordening (EU) 2025/2509 — speelgoedveiligheid — EUR-Lex
NANDO — databank van aangemelde instanties — Europese Commissie