Wanneer het digitaal productpaspoort de EU-conformiteitsverklaring vervangt

Dertig jaar lang is de EU-conformiteitsverklaring het belangrijkste stuk papier in productcompliance geweest. Ze is kort — vaak één pagina — en weegt zwaar: met een handtekening neemt de fabrikant de uitsluitende verantwoordelijkheid voor de uitspraak dat het product aan alle toepasselijke eisen van het Unierecht voldoet. Al het andere in het conformiteitsdossier, van testrapporten tot het certificaat van de aangemelde instantie, bestaat om die ene zin te onderbouwen.

De recentere EU-productwetgeving doet iets met dat document dat gemakkelijk te missen is, omdat het nergens als hervorming van de conformiteitsverklaring wordt aangekondigd. In de EU-speelgoedverordening begeleidt het digitaal productpaspoort de conformiteitsverklaring niet — het vervangt haar. In de nieuwe bouwproductenverordening worden de prestatieverklaring en de conformiteitsverklaring samengevoegd tot één document, dat vervolgens via het paspoort beschikbaar wordt gesteld. In de machineverordening blijft de verklaring wat ze was, maar mag ze als machineleesbare code worden geleverd in plaats van als blad in de krat. Drie verschillende routes, één richting: de verklaring houdt op een document te zijn en wordt een dataset.

De belangrijkste punten

De EU-conformiteitsverklaring verdwijnt niet als rechtshandeling. Wat verdwijnt is de aanname dat ze een document moet zijn: een bestand dat eenmalig wordt opgesteld, ondertekend en opgeborgen.
De EU-speelgoedverordening (EU) 2025/2509 gaat het verst: het DPP is verplicht voor elk stuk speelgoed en vervangt de EU-conformiteitsverklaring. De inhoud spiegelt de oude verklaring, aangevuld met de CE-markering, de goederencode en een contactkanaal voor veiligheidsklachten. Algemene toepassing: 1 augustus 2030.
De bouwproductenverordening (EU) 2024/3110 voegt de prestatieverklaring en de CE-conformiteitsverklaring samen tot één prestatie- en conformiteitsverklaring, die de fabrikant elektronisch moet verstrekken — tenzij ze in het digitaal productpaspoort is opgenomen of op een website beschikbaar is.
De machineverordening (EU) 2023/1230, van toepassing vanaf 20 januari 2027, behoudt de verklaring maar staat digitale verstrekking toe via een internetadres of een machineleesbare code, waarbij beschikbaarheid moet worden gehandhaafd gedurende de verwachte levensduur van de machine en in elk geval ten minste 10 jaar.
Onder de ESPR en de batterijverordening blijft de conformiteitsverklaring onaangetast: fabrikanten stellen haar nog steeds op en brengen nog steeds de CE-markering aan. Het paspoort komt ernaast, niet in de plaats.
Wat er voor een fabrikant werkelijk verandert is niet de rechtsvorm van de verklaring, maar de plek waar de inhoud leeft: een geversioneerd, machineleesbaar, meertalig datarecord dat een decennium lang oplosbaar moet blijven.
myDPP is geen aangemelde instantie, voert geen conformiteitsbeoordeling uit en geeft geen conformiteitsverklaringen af of ondertekent ze. myDPP bewaart, versioneert en levert geverifieerde productdata en verzorgt de gegevensdrager die ze opent.

Wat de conformiteitsverklaring vandaag doet

De EU-conformiteitsverklaring is het instrument waarmee de fabrikant — of een gemachtigde — verklaart dat een product voldoet aan de eisen van alle Uniewetgeving die erop van toepassing is. De referentiestructuur komt uit Besluit nr. 768/2008/EG, en elke harmonisatiewetgeving herhaalt haar in een eigen bijlage. De inhoud is over sectoren heen constant: identificatie van het product die traceerbaarheid mogelijk maakt, naam en adres van de fabrikant, de vermelding dat de verklaring onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de fabrikant wordt verstrekt, de betreffende Uniewetgeving, de toegepaste geharmoniseerde normen of andere technische specificaties, de aangemelde instantie en haar certificaat waar een derde betrokken was, en plaats, datum en ondertekening.

Twee eigenschappen van dit regime zijn van belang voor wat volgt. Ten eerste is de verklaring statisch: ze beschrijft het product op één moment, en als het product of de toepasselijke normen wijzigen, stelt de fabrikant een nieuwe op. Ten tweede is beschikbaarheid een plicht tegenover autoriteiten, niet tegenover het publiek: de fabrikant houdt de verklaring en de technische documentatie tien jaar na het in de handel brengen ter beschikking van de nationale autoriteiten, en op grond van Verordening (EU) 2019/1020 moet de in de Unie gevestigde verantwoordelijke persoon haar op verzoek kunnen overleggen. Consumenten zien haar in de regel nooit.

Precies die twee eigenschappen verandert het paspoort.

Drie routes waarlangs de verklaring digitaal wordt

Speelgoedverordening: het paspoort vervangt de verklaring

Verordening (EU) 2025/2509 betreffende de veiligheid van speelgoed — vastgesteld op 25 november 2025, gepubliceerd op 12 december 2025, in werking sinds 1 januari 2026 — is de eerste EU-productwet waarin het digitaal productpaspoort geen aanvullende verplichting is, maar een bestaande verplichting vervangt. Elk stuk speelgoed dat in de EU in de handel wordt gebracht moet een paspoort hebben, en dat paspoort neemt de plaats in van de EU-conformiteitsverklaring.

De inhoud is de oude verklaring met toevoegingen: de productidentificatiecode en een kleurenfoto, de gegevens van de fabrikant inclusief een unieke operatorcode, de gegevens van de importeur, de conformiteitsverklaring met verwijzingen naar de toepasselijke Uniewetgeving en naar geharmoniseerde normen of gemeenschappelijke specificaties, de CE-markering, de goederencode, de gegevens van de aangemelde instantie, instructies, waarschuwingen en veiligheidsinformatie inclusief de lijst van allergene geurstoffen, een contactkanaal voor veiligheidskwesties en een verwijzing naar de DPP-dienstverlener die een back-upkopie bewaart.

Het verschil met een pdf wordt concreet bij de bijkomende verplichtingen. Het paspoort moet via een gegevensdrager gekoppeld zijn aan een duurzame unieke productidentificatiecode, en die drager moet op het speelgoed zelf of op een aangehangen label zitten — verpakking of bijgevoegde documentatie alleen waar de omvang of de aard van het product dat onmogelijk maakt. Het moet vóór aankoop toegankelijk zijn, wat bij onlineverkoop betekent dat de link bij het aanbod hoort. Het moet beschikbaar zijn in de officiële talen van elke lidstaat waar het speelgoed wordt verkocht. Het moet ten minste tien jaar na het in de handel brengen beschikbaar blijven. Het mag geen persoonsgegevens van klanten bevatten. En de productidentificatiecode samen met de operatorcode moeten worden geregistreerd in het centrale EU-register dat onder de ESPR wordt opgezet — de speelgoedverordening sluit aan op de horizontale paspoortinfrastructuur in plaats van een parallelle op te tuigen.

De algemene toepassing begint op 1 augustus 2030, wanneer Richtlijn 2009/48/EG wordt ingetrokken. De technische specificaties voor het paspoort — formaten, protocollen, de vorm van het datamodel — moeten daarvoor bij gedelegeerde handeling komen en zijn nog niet bekend. Het volledige beeld staat in ons artikel over de EU-speelgoedverordening.

Bouwproducten: één samengevoegde verklaring, geleverd via het paspoort

Verordening (EU) 2024/3110 komt via een andere route op een vergelijkbare plek uit. Bouwproducten hadden twee parallelle documenten: de prestatieverklaring, waarin de fabrikant de prestaties van de essentiële kenmerken verklaarde, en de CE-conformiteitsverklaring. De nieuwe verordening voegt ze samen tot één prestatie- en conformiteitsverklaring.

Daarmee verandert ook de leveringswijze. De fabrikant moet voor elk op de markt aangeboden product een kopie van de verklaring elektronisch verstrekken — tenzij de verklaring in het digitaal productpaspoort is opgenomen of op een website beschikbaar is. Het bouwproductenpaspoort zelf loopt op een register dat door de Commissie wordt beheerd en interoperabel is met de ESPR-infrastructuur, en de verklaring is een van de kernvelden.

De volgorde is langzamer dan de kopdatum suggereert. De verordening is van toepassing vanaf 8 januari 2026, maar de paspoortverplichting komt productfamilie na productfamilie, samen met de nieuwe geharmoniseerde technische specificaties — realistisch vanaf ongeveer 2028, met een uitfasering van het oude regime in de jaren dertig. De details staan in ons artikel over de bouwproductenverordening.

Machineverordening: de verklaring blijft, het papier gaat

Verordening (EU) 2023/1230 betreffende machines, van toepassing vanaf 20 januari 2027, is de minst radicale van de drie en voor veel fabrikanten de meest direct bruikbare. De conformiteitsverklaring blijft precies wat ze was, maar mag digitaal worden verstrekt: bij de machine, of als internetadres of machineleesbare code waar ze kan worden opgehaald. Wordt ze digitaal geleverd, dan moet ze online beschikbaar blijven gedurende de verwachte levensduur van de machine en in elk geval ten minste tien jaar. De gebruiksaanwijzing mag onder dezelfde voorwaarden digitaal, met één terugvaloptie voor de gebruiker: wie bij aankoop om een papieren versie vraagt, krijgt die binnen een maand gratis.

Dit is geen paspoortregime. Maar het is dezelfde onderliggende beweging: een QR-code op de machine die oplost naar een compliancerecord dat een decennium bereikbaar moet blijven.

Waar de verklaring onaangeroerd blijft: ESPR en batterijen

Bij de twee verordeningen die het sterkst met het paspoort worden geassocieerd is precisie op zijn plaats, want geen van beide schaft de verklaring af.

Onder de ESPR doorloopt een product dat onder een gedelegeerde handeling valt de conformiteitsbeoordelingsprocedure uit de bijlagen van de verordening, stelt de fabrikant een EU-conformiteitsverklaring op en brengt hij de CE-markering aan, en is het digitaal productpaspoort een afzonderlijke verplichting daarnaast. Onder Verordening (EU) 2023/1542 betreffende batterijen gelden conformiteitsverklaring en CE-markering sinds 18 augustus 2024, terwijl het batterijpaspoort op 18 februari 2027 verplicht wordt voor EV-, LMT- en industriële batterijen boven 2 kWh. Twee instrumenten, parallel.

De vervanging is dus nog niet de algemene regel — het is een patroon dat in sectorale wetgeving is opgedoken en zich verbreidt. De speelgoedverordening is het precedent om te volgen, omdat ze laat zien wat wetgevers doen zodra een paspoort beschikbaar is: ze eisen geen tweede, papieren artefact meer dat hetzelfde zegt.

Papieren verklaring versus door het paspoort gedragen verklaring

	Klassieke conformiteitsverklaring	Door het paspoort gedragen verklaring
Vorm	Document (pdf, papier)	Gestructureerde, machineleesbare data
Wie verstrekt	Fabrikant of gemachtigde	Onveranderd — de fabrikant blijft verantwoordelijk
Toegang	Op verzoek van autoriteiten; in het dossier	Via gegevensdrager op het product, vóór aankoop
Talen	Door de toepasselijke wet vereiste taal/talen	Officiële talen van elke verkoopmarkt
Bijwerken	Nieuwe verklaring, oude naar het archief	Nieuwe versie van het record, historie behouden
Bewaring	10 jaar ter beschikking van autoriteiten	10 jaar oplosbaar, ook na systeemwissels
Verificatie	Handmatig, document per document	Machineleesbaar — markttoezicht en douane kunnen opvragen
Foutbeeld	Document is niet te vinden	Link lost niet op — een zichtbare, publieke storing

De laatste regel wordt het meest onderschat. Een verklaring die niemand kan vinden is een intern probleem dat bij een inspectie boven komt. Een paspoort waarvan de QR-code een foutmelding geeft, is een tekortkoming die elke klant, concurrent en autoriteit ziet door een telefoon op het product te richten.

Wat er werkelijk verandert voor een fabrikant

De verklaring wordt geen document meer, maar een weergave van uw data

Vandaag wordt de inhoud van een verklaring meestal met de hand samengesteld: iemand opent het bestand van vorig jaar, werkt de normverwijzingen bij, controleert of het certificaat van de aangemelde instantie nog geldig is, en ondertekent. Wanneer diezelfde inhoud als gestructureerde data achter een QR-code moet worden aangeboden, schaalt die werkwijze niet — niet vanwege het aantal producten, maar omdat elk veld nu een eigenaar, een bronsysteem en een gedefinieerde toestand nodig heeft. De verklaring wordt een weergave die uit productdata wordt opgebouwd in plaats van een bestand dat ernaast ligt. Dezelfde omslag beschrijft ons artikel over waarom productdata de basis vormen voor het DPP.

Versionering wordt een juridische eis, geen goede praktijk

Een geharmoniseerde norm wordt vervangen; een componentleverancier wisselt; er komt een variant bij. In de papieren wereld geeft de fabrikant een nieuwe verklaring af en gaat de oude het archief in. In de paspoortwereld moet het record veranderen en moet de historie reconstrueerbaar blijven, want een product dat in 2028 in de handel werd gebracht ging gepaard met de datatoestand van 2028. Een audittrail — wie welk veld wanneer en op welke grond wijzigde — is dan geen intern gemak meer.

Talen worden een dataprobleem

De speelgoedverordening vereist het paspoort in de officiële talen van elke lidstaat waar het speelgoed wordt verkocht. Voor een fabrikant die EU-breed verkoopt is dat geen vertaalproject dat afloopt, maar een blijvende verplichting die vastzit aan velden die veranderen. Waarschuwingen, veiligheidsinformatie en instructies moeten per taal worden geversioneerd, en een wijziging in de brontekst moet doorwerken.

Tien jaar beschikbaarheid is een dienstverplichting

“Tien jaar beschikbaar” leest anders wanneer beschikbaarheid een URL betekent die oplost. De identificatiecode moet systeemmigraties, naamswijzigingen en domeinwissels overleven. De speelgoed- en machineverordening pakken het continuïteitsrisico elk op eigen wijze aan — de eerste door een verwijzing naar een DPP-dienstverlener met back-upkopie te eisen, de tweede door beschikbaarheid te koppelen aan de verwachte levensduur van de machine. Waar het record staat en wat ermee gebeurt bij een leverancierswissel wordt daarmee een compliancevraag, geen IT-voorkeur.

De aansprakelijkheid verschuift niet

Dit punt gaat in leveranciersmarketing het snelst verloren. Het inschakelen van een DPP-dienstverlener draagt geen verantwoordelijkheid over: de fabrikant blijft volledig verantwoordelijk voor de juistheid van het paspoort, precies zoals voor de handtekening op de verklaring. Een dienstverlener die data bewaart en levert, doet het werk van een archiefkast met een API, niet dat van een ondertekenaar.

Wat niet verandert

De conformiteitsbeoordeling. De toepasselijke procedure — zelfbeoordeling of betrokkenheid van een aangemelde instantie — blijft ongemoeid. Het paspoort is de uitkomst, niet de beoordeling.
De rol van aangemelde instanties. Waar betrokkenheid van derden vereist is, blijft die vereist, en hun certificaten worden in het record vermeld.
De CE-markering. Het paspoort vervangt haar niet; ze bestaan naast elkaar, en onder de speelgoedverordening is de CE-markering zelf een van de paspoortvelden. Ons artikel over CE-markering en het digitaal productpaspoort behandelt die verhouding.
De technische documentatie. Testrapporten, risicobeoordelingen en het technisch dossier blijven wat ze waren, met dezelfde bewaartermijnen. Het paspoort verwijst ernaar; het publiceert ze niet.
Wie ondertekent. De fabrikant, of zijn gemachtigde, draagt nog steeds de uitsluitende verantwoordelijkheid.

Wat u nu kunt doen — vijf stappen

Stel vast welk regime voor u geldt en vanaf wanneer. Speelgoed: paspoort vervangt de verklaring vanaf 1 augustus 2030. Bouwproducten: familie na familie, vanaf ongeveer 2028. Machines: digitale optie vanaf 20 januari 2027. ESPR en batterijen: verklaring en paspoort parallel.
Haal uw bestaande verklaring uiteen in velden. Loop de laatste verklaring die u ondertekende door en benoem voor elk element het bronsysteem en de verantwoordelijke persoon. De velden zonder duidelijke eigenaar zijn de velden die de implementatie zullen ophouden.
Beslis waar de identificatiecode leeft. Een duurzame unieke productidentificatiecode en een oplosbare gegevensdrager zijn voorwaarde voor elk van deze regimes. Zijn uw productcodes vandaag ERP-intern en wisselen ze tussen systemen, dan is dat het eerste dat aandacht vraagt.
Zet versionering op voordat u die nodig hebt. De datatoestand op het moment van in de handel brengen vastleggen is in het ontwerp veel goedkoper dan later reconstrueren.
Behandel taaldekking als een vraag over het datamodel. Bepaal nu welke velden taalafhankelijk zijn en hoe een wijziging in de brontekst elke markt bereikt.

Onze DPP-implementatiechecklist loopt het bredere programma door.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Vervangt het digitaal productpaspoort de EU-conformiteitsverklaring overal?

Nee. Vandaag is de vervanging alleen uitdrukkelijk geregeld in de EU-speelgoedverordening (EU) 2025/2509, en daar pas vanaf 1 augustus 2030. De nieuwe bouwproductenverordening voegt prestatie- en conformiteitsverklaring samen en staat toe het samengevoegde document via het paspoort te leveren. Onder de ESPR en de batterijverordening blijven verklaring en CE-markering afzonderlijke verplichtingen.

Mag ik mijn conformiteitsverklaring vandaag al achter een QR-code zetten?

Voor machines wordt dat vanaf 20 januari 2027 een uitdrukkelijke juridische optie op grond van Verordening (EU) 2023/1230, met bijbehorende beschikbaarheidseisen. Buiten zulke expliciete bepalingen hangt digitale verstrekking af van de toepasselijke wet — waar een document het product moet begeleiden, kwijt online publicatie u die plicht niet op zichzelf. Controleer de eis van uw specifieke wetgeving voordat u papier afschaft.

Wie is aansprakelijk als de data in het paspoort onjuist zijn?

De fabrikant, of zijn gemachtigde — dezelfde partij die de verklaring ondertekende. Bewaring en levering uitbesteden aan een DPP-dienstverlener verschuift de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de inhoud niet.

Wat gebeurt er als het paspoort tien jaar na verkoop onbereikbaar is?

Dat is een schending van de beschikbaarheidsplicht, en publiek zichtbaar op een manier waarop een verloren document dat nooit was. Precies daarom eist de speelgoedverordening een verwijzing naar een dienstverlener die een back-upkopie bewaart, en daarom horen de duurzaamheid van de identificatiecode en hostingafspraken in een compliancegesprek en niet in een infrastructuurdiscussie.

Lees verder

Bronnen

Verordening (EU) 2025/2509 — veiligheid van speelgoed — EUR-Lex
Verordening (EU) 2024/3110 — bouwproducten — EUR-Lex
Verordening (EU) 2023/1230 — machines — EUR-Lex
Verordening (EU) 2024/1781 (ESPR) — EUR-Lex
Verordening (EU) 2023/1542 — batterijen — EUR-Lex
Besluit nr. 768/2008/EG — gemeenschappelijk kader voor het verhandelen van producten — EUR-Lex
Verordening (EU) 2019/1020 — markttoezicht en conformiteit van producten — EUR-Lex