Istruzioni per l’uso digitali: quando sono ammesse e cosa resta su carta

Il manuale stampato è l’ultima pila di carta del diritto dei prodotti che quasi nessuno difende. Costa stampa, magazzino e traduzioni, è superato nel momento stesso in cui la macchina riceve un aggiornamento software e nella maggior parte dei casi finisce in un cassetto senza essere letto. Eppure è stato obbligatorio per decenni, perché il diritto dei prodotti ha interpretato alla lettera l’espressione “accompagnato da”.

Questo sta cambiando, e lo fa in due tempi. Settore per settore: il Regolamento Macchine ammette esplicitamente le istruzioni digitali dal 20 gennaio 2027 e per i dispositivi medici destinati a utilizzatori professionali le istruzioni elettroniche sono possibili quasi senza eccezioni da luglio 2025. In orizzontale: Omnibus IV estende la stessa logica a una ventina di atti sui prodotti e indica il passaporto digitale del prodotto come luogo previsto per conservare il manuale e la dichiarazione di conformità.

“Ammesso in digitale” però non significa “un PDF sul sito e via”. Ogni permesso arriva con condizioni che, messe insieme, descrivono un problema di gestione dei dati: disponibilità per dieci anni, versionamento, versioni linguistiche, una via di accesso stampata sul prodotto e un diritto alla carta che il cliente può attivare in qualsiasi momento. Questo articolo mette in ordine chi può già passare al digitale, che cosa richiedono davvero le condizioni e che cosa resta fisico.

I punti chiave

Il Regolamento Macchine (UE) 2023/1230 ammette esplicitamente le istruzioni digitali (articolo 10, paragrafo 7), applicabile dal 20 gennaio 2027. Condizioni: la via di accesso deve essere indicata sulla macchina, sul suo imballaggio o in un documento di accompagnamento; il contenuto deve essere stampabile, scaricabile e salvabile in locale; deve restare online per la vita utile prevista della macchina e in ogni caso per almeno dieci anni dall’immissione sul mercato.
Chi chiede la carta al momento dell’acquisto la riceve gratuitamente entro un mese. Non è una cortesia commerciale: è parte del permesso.
Per le macchine destinate a utilizzatori non professionali le informazioni di sicurezza restano su carta in ogni caso — anche quando l’uso da parte di consumatori è soltanto ragionevolmente prevedibile.
I dispositivi medici sono il precedente. Il regolamento di esecuzione (UE) 2021/2226 ammetteva inizialmente le istruzioni elettroniche solo per un breve elenco di categorie di dispositivi; la modifica (UE) 2025/1234 del 25 giugno 2025, in vigore dal 16 luglio 2025, ha soppresso quell’elenco. Le istruzioni elettroniche sono ora possibili per quasi tutti i dispositivi destinati a uso professionale, con la carta sempre disponibile su richiesta.
Omnibus IV trasforma l’eccezione in regola. L’accordo provvisorio del 9 giugno 2026 modifica una ventina di atti sui prodotti in direzione “digital by default”: dichiarazione di conformità digitale, istruzioni digitali, punto di contatto elettronico obbligatorio. Alla chiusura di redazione l’adozione formale era ancora pendente.
Le marcature di sicurezza sul prodotto restano fisiche. Il regolamento sulla sicurezza dei giocattoli (UE) 2025/2509 fissa dimensioni minime per le avvertenze — pittogramma di almeno 10 mm, altezza dei caratteri di 1,2 mm, ovvero 0,9 mm per i giocattoli di piccole dimensioni — e nello stesso tempo sostituisce la dichiarazione di conformità con un passaporto di prodotto.
Lo sforzo vero non è il passaggio, è la gestione nel tempo: dieci anni di disponibilità, ogni versione linguistica, ogni revisione, ogni variante di numero di serie — e un link che non si rompe quando il sito viene rifatto.

Perché il manuale è un documento giuridico

Trattare il manuale come materiale di marketing significa sottovalutarlo. Nel diritto dei prodotti è parte della conformità: un prodotto il cui uso sicuro è possibile solo con istruzioni non è conforme senza di esse. Il manuale colma la distanza fra i rischi che la progettazione non ha potuto eliminare e ciò che l’utilizzatore deve sapere.

Da qui discendono tre conseguenze che condizionano il passaggio al digitale. Primo, il manuale è oggetto di vigilanza del mercato: le autorità lo controllano, e un manuale mancante o incomprensibile è un difetto esattamente come lo è una protezione mancante. Secondo, è un elemento centrale della responsabilità da prodotto — dimostrare di aver avvertito correttamente fa parte della difesa. Terzo, è vincolato alla lingua: deve essere disponibile nella lingua o nelle lingue stabilite dallo Stato membro in cui il prodotto è immesso sul mercato, in una forma comprensibile per l’utilizzatore previsto.

La digitalizzazione non toglie nulla a tutto questo. Sposta soltanto il supporto — e vi aggiunge l’obbligo di mantenerlo funzionante per anni.

Chi può già passare al digitale

Non esiste un unico atto chiamato “istruzioni digitali”. Esiste una serie di permessi settoriali che seguono tutti lo stesso schema e una modifica orizzontale che lo generalizza.

Atto giuridico	Istruzioni digitali	Condizioni essenziali	Da quando
Regolamento Macchine (UE) 2023/1230	sì, articolo 10, paragrafo 7	via di accesso sul prodotto; stampabile e salvabile; dieci anni online; carta su richiesta; informazioni di sicurezza su carta dove l’uso da parte di consumatori è possibile	20.01.2027
Dispositivi medici: regolamento di esecuzione (UE) 2021/2226 come modificato dal (UE) 2025/1234	sì, quasi tutti i dispositivi per uso professionale	sito web in tutte le lingue di destinazione; carta gratuita su richiesta; versioni precedenti archiviate per dieci anni; valutazione del rischio documentata	dal 16.07.2025
Omnibus IV (circa 20 atti sui prodotti)	sì, come regola generale	dichiarazione di conformità digitale; punto di contatto elettronico; dati conservati nel passaporto di prodotto dove è richiesto	accordo provvisorio 09.06.2026
Regolamento sicurezza giocattoli (UE) 2025/2509	il passaporto sostituisce la dichiarazione di conformità	accesso tramite supporto dati; disponibile per dieci anni; avvertenze fisiche con dimensioni minime	01.08.2030
ESPR (UE) 2024/1781	quadro per il passaporto per gruppo di prodotti	campi dati e supporto definiti da ciascun atto delegato	per gruppo di prodotti

Lo schema è identico in ogni riga: l’accesso deve partire fisicamente dal prodotto, il contenuto deve essere portabile, la disponibilità si misura in anni e il diritto alla carta resta come alternativa. Risolvere questi quattro punti una volta e bene significa averli risolti contemporaneamente per tutti gli atti.

Le cinque condizioni in dettaglio

1. L’accesso parte dal prodotto

Un manuale digitale non può limitarsi a essere “reperibile su internet”. La norma richiede un’indicazione sulla macchina — e solo se ciò non è possibile sull’imballaggio o in un documento di accompagnamento — che spieghi come raggiungere le istruzioni. In pratica si tratta di un codice leggibile a macchina sulla targhetta identificativa.

È esattamente qui che l’obbligo del manuale incontra il passaporto: un unico supporto dati sulla targhetta può servire più destinazioni contemporaneamente — istruzioni, dichiarazione di conformità, elenco dei ricambi, dati del passaporto. Perché il codice 2D stia sostituendo il classico codice a barre lo abbiamo trattato nell’articolo sul codice GS1 2D.

2. Il contenuto deve essere portabile

Stampare, scaricare, salvare in locale: è un rifiuto deliberato dei formati che legano l’utilizzatore a un’app, a un login o a una connessione internet attiva. Un manuale che esiste solo dentro un visualizzatore web non soddisfa la condizione. Un manuale integrato nel software della macchina la soddisfa solo se da lì può anche essere stampato e salvato.

È anche un requisito pratico. In officina spesso non c’è campo, e il manutentore si trova davanti a un impianto in un interrato con un tablet in mano.

3. La disponibilità si misura in anni

Il Regolamento Macchine fa riferimento alla vita utile prevista della macchina e ad almeno dieci anni dall’immissione sul mercato. Per i dispositivi medici le versioni precedenti vanno conservate per dieci anni. Per il passaporto dei giocattoli la disponibilità è di dieci anni.

Dieci anni sono un’eternità per la documentazione di prodotto. In dieci anni un sito viene rifatto almeno una volta, un CMS viene sostituito, un dominio viene spostato, un nome di file cambia. Ognuno di questi eventi rompe un link che è inciso su una targhetta e non può più essere modificato. La conseguenza: il codice sul prodotto non deve puntare a un file, deve puntare a un identificativo stabile la cui risoluzione resti modificabile.

4. Le lingue restano obbligatorie — e diventano più visibili

La digitalizzazione non riduce l’obbligo linguistico, lo rende misurabile. Su carta si poteva lavorare con libretti multilingue; in digitale ogni versione linguistica mancante è un clic che non porta da nessuna parte. Per i dispositivi medici è esplicito: le istruzioni aggiornate devono essere sul sito in tutte le lingue rilevanti dei mercati di destinazione.

Vendere in 27 Stati membri significa quindi gestire non un documento ma una matrice di varianti di prodotto, revisioni e lingue. È il punto in cui i manuali smettono di essere un problema di documenti e diventano un problema di dati.

5. Il diritto alla carta resta

In tutti gli atti qui citati il cliente può richiedere una versione cartacea — gratuitamente e, per le macchine, entro un mese da una richiesta formulata al momento dell’acquisto. Eliminare del tutto la tiratura richiede quindi un processo: chi riceve la richiesta, chi stampa, chi spedisce, in quale lingua, in quale revisione.

In pratica significa stampa su richiesta a partire dalla stessa fonte che genera la versione digitale. Due versioni mantenute separatamente finiranno per divergere — e la divergenza è il difetto.

Cosa resta su carta o sul prodotto

L’equivoco più diffuso è che “digitale ammesso” significhi “niente più carta”. Non è così. Tre ambiti restano fisici.

Informazioni di sicurezza per i prodotti destinati ai consumatori. Il Regolamento Macchine è inequivocabile: per le macchine destinate a utilizzatori non professionali — o quando tale uso è ragionevolmente prevedibile — le informazioni di sicurezza essenziali per la messa in servizio e per l’uso sicuro devono essere fornite su carta in ogni caso. Il resto del manuale può essere digitale.

Avvertenze e marcature sul prodotto. Il regolamento sulla sicurezza dei giocattoli (UE) 2025/2509 le irrigidisce proprio mentre introduce il passaporto: le avvertenze sono precedute dalla parola “Avvertenza” o da un pittogramma generico di almeno 10 mm, con un’altezza minima dei caratteri di 1,2 mm — 0,9 mm per i giocattoli di piccole dimensioni. Anche le future regole di Omnibus IV lasciano intatte le informazioni rilevanti per la sicurezza sul prodotto o in forma cartacea.

L’indicazione stessa della via di accesso. Il codice che porta al manuale digitale è fisico per definizione. Deve restare leggibile dopo dieci anni in un ambiente oleoso — e questo lo decidono il materiale e la collocazione in progettazione, non il software.

Cosa deve contenere un manuale

Gli atti giuridici stabiliscono che le istruzioni devono accompagnare il prodotto ed elencano i contenuti obbligatori per settore. Come si costruisce un buon manuale lo definisce invece una norma tecnica: IEC/IEEE 82079-1:2019, “Preparazione delle informazioni per l’uso (istruzioni per l’uso) dei prodotti”. È pubblicata congiuntamente da IEC, IEEE e ISO e copre qualsiasi cosa, da un barattolo di vernice a un impianto industriale chiavi in mano.

Il suo valore pratico sta in due aspetti. Primo, tratta le informazioni per l’uso come un processo e non come un documento: analisi del destinatario, gestione dell’informazione, verifica empirica della comprensibilità, competenza di chi redige. Secondo, impone una struttura — ed è esattamente la struttura ciò di cui un manuale digitale ha bisogno per non finire come un PDF di 200 pagine in cui nessuno trova nulla.

Il contenuto minimo che le regole settoriali e la norma si aspettano congiuntamente:

identificazione del prodotto, del fabbricante e del mandatario, con una via di contatto
uso previsto e uso scorretto esplicitamente vietato
trasporto, montaggio, messa in servizio, regolazione
funzionamento, compresi i rischi residui e i dispositivi di protezione necessari
manutenzione, intervalli di ispezione, ricambi
ricerca guasti e comportamento in caso di avaria
messa fuori servizio, smontaggio, smaltimento
dati tecnici e riferimento alla dichiarazione di conformità

Se il manuale viene gestito come contenuto strutturato anziché come file di impaginazione, gli stessi blocchi alimentano il passaporto di prodotto. Se resta un documento InDesign, il lavoro si fa due volte.

Come il passaporto porta con sé il manuale

Il motivo per cui il tema emerge adesso non è il solo Regolamento Macchine, è la combinazione. Omnibus IV prevede che, quando un altro atto dell’Unione richiede già un passaporto digitale del prodotto, le informazioni della dichiarazione di conformità e le istruzioni elettroniche siano conservate nel passaporto anziché mantenute in parallelo. Il passaporto smette di essere un artefatto di sostenibilità e diventa il punto di accesso all’intera documentazione di prodotto.

Per l’implementazione questo significa tre cose.

Un supporto dati, più destinazioni. Un codice sulla targhetta risolve verso il manuale, la dichiarazione di conformità o i dati del passaporto a seconda della richiesta. La differenza fra un QR statico e un identificativo risolvibile è qui decisiva — l’abbiamo scomposta in codice QR e GS1 Digital Link.

Legame con la versione, non archiviazione di file. Il manuale appartiene a una versione di prodotto, non a un nome di prodotto. Se il numero di serie 4711 è stato spedito con il software 2.3, fra otto anni la revisione corrispondente deve essere ancora raggiungibile, accanto a quella attuale.

Una sola fonte per carta e schermo. La versione cartacea di riserva e quella digitale devono provenire dagli stessi dati. Tutto il resto è una divergenza che prima o poi verrà trovata.

Come si presenta in pratica questo livello dati lo descriviamo nell’articolo su DPP e PIM; il rapporto formale fra passaporto e dichiarazione è trattato in quando il passaporto sostituisce la dichiarazione di conformità UE.

Implementazione in cinque passi

1. Stabilire l’atto applicabile per famiglia di prodotto

Non “possiamo passare al digitale?” ma “quale atto si applica a quale prodotto e che cosa ammette?”. Una macchina, un dispositivo medico e un giocattolo danno tre risposte diverse — e un’azienda con un portafoglio misto ha bisogno di tutte e tre.

2. Decidere la via di accesso fisica

Targhetta, imballaggio o documento di accompagnamento; materiale, dimensione e collocazione del codice; leggibilità dopo anni di esercizio. Questa decisione si prende in progettazione, non nell’IT, e nei dieci anni successivi non è più modificabile.

3. Predisporre risoluzione e archivio

Identificativo stabile, risoluzione modificabile, un archivio di versioni che contenga ogni versione linguistica, un impegno di disponibilità su dieci anni. È qui che nasce il debito tecnico vero, se si sbaglia.

4. Definire il processo carta

Chi accetta le richieste, qual è il termine di consegna, da quale fonte si stampa, chi registra l’evasione. Un mese è stretto se la richiesta arriva per posta all’ufficio commerciale.

5. Strutturare il manuale invece di impaginarlo

Suddividere il contenuto in blocchi combinabili per variante e per lingua. È il lavoro preparatorio che poi riempie il passaporto di prodotto — e il punto in cui l’investimento rende. La sequenza completa per l’intero progetto passaporto è nella nostra checklist di implementazione DPP.

Domande frequenti

Dal 2027 posso eliminare del tutto il manuale cartaceo?

No. Per le macchine destinate a utilizzatori professionali si può consegnare tutto in digitale, ma su richiesta occorre fornire la carta gratuitamente entro un mese. Per le macchine che possono essere usate da consumatori le informazioni di sicurezza essenziali restano su carta in ogni caso.

Basta un codice QR che punta a un PDF sul nostro sito?

Tecnicamente soddisfa “stampabile e salvabile”, ma giuridicamente solo finché il link funziona. Poiché la disponibilità va garantita per almeno dieci anni e il codice sulla targhetta non è modificabile, un link diretto a un file è la soluzione più fragile disponibile. Un identificativo risolvibile è la strada duratura.

Le istruzioni digitali valgono per le macchine vendute prima del 2027?

Il permesso riguarda i prodotti che ricadono sotto il Regolamento Macchine, cioè quelli immessi sul mercato dal 20 gennaio 2027. Le giacenze restano disciplinate dalla norma in vigore al momento della loro immissione sul mercato — obbligo di carta compreso.

Che cosa cambia esattamente Omnibus IV per le istruzioni?

Generalizza il permesso: al posto di singole regole settoriali, la fornitura digitale diventa la regola in una ventina di atti, con un punto di contatto elettronico obbligatorio e l’obbligo di conservare le informazioni nel passaporto di prodotto ovunque un passaporto sia richiesto. Alla chiusura di redazione esisteva un accordo provvisorio datato 9 giugno 2026; il testo definitivo può differire nei dettagli.

Serve un software dedicato per le istruzioni digitali?

Non necessariamente, ma servono tre funzioni: un identificativo stabile con risoluzione modificabile, un archivio di versioni e lingue con un periodo di conservazione, e un modo per produrre la carta dalla stessa fonte. Risolverlo con cartelle e sottocartelle crolla alla terza lingua. myDPP tiene manuale, dichiarazione di conformità e dati del passaporto dietro un unico supporto dati — vedi la nostra panoramica.

Istruzioni per l'uso digitali: quando sono ammesse e cosa resta su carta