Quando il passaporto digitale del prodotto sostituisce la dichiarazione di conformità UE

Da trent’anni la dichiarazione di conformità UE è il foglio di carta più importante della compliance di prodotto. È breve — spesso una sola pagina — e pesa molto: con la firma il fabbricante assume la responsabilità esclusiva dell’affermazione che il prodotto soddisfa tutti i requisiti applicabili del diritto dell’Unione. Tutto il resto del fascicolo di conformità, dai rapporti di prova al certificato dell’organismo notificato, esiste per sostenere quella singola frase.

La legislazione europea di prodotto più recente fa con quel documento qualcosa che è facile non notare, perché non viene mai annunciato come una riforma della dichiarazione di conformità. Nel regolamento sulla sicurezza dei giocattoli il passaporto digitale del prodotto non accompagna la dichiarazione di conformità: la sostituisce. Nel nuovo regolamento sui prodotti da costruzione la dichiarazione di prestazione e la dichiarazione di conformità vengono unificate in un solo documento, poi messo a disposizione tramite il passaporto. Nel regolamento macchine la dichiarazione resta quella di sempre, ma può essere fornita come codice leggibile da dispositivo automatico invece che come foglio nella cassa. Tre percorsi diversi, una sola direzione: la dichiarazione smette di essere un documento e diventa un insieme di dati.

I punti chiave

La dichiarazione di conformità UE non scompare come atto giuridico. Scompare il presupposto che debba essere un documento: un file redatto una volta, firmato e archiviato.
Il regolamento (UE) 2025/2509 sulla sicurezza dei giocattoli va più lontano di tutti: il DPP è obbligatorio per ogni giocattolo e sostituisce la dichiarazione di conformità UE. Il suo contenuto rispecchia la vecchia dichiarazione, con l’aggiunta della marcatura CE, del codice merceologico e di un canale di contatto per i reclami sulla sicurezza. Applicazione generale: 1 agosto 2030.
Il regolamento (UE) 2024/3110 sui prodotti da costruzione unifica la dichiarazione di prestazione con la dichiarazione di conformità CE in un’unica dichiarazione di prestazione e conformità, che il fabbricante deve fornire per via elettronica, salvo che sia inclusa nel passaporto digitale del prodotto o disponibile su un sito web.
Il regolamento (UE) 2023/1230 sulle macchine, applicabile dal 20 gennaio 2027, mantiene la dichiarazione ma ne consente la fornitura in formato digitale, tramite un indirizzo internet o un codice leggibile da dispositivo automatico, mantenendola disponibile per la vita utile prevista della macchina e in ogni caso almeno 10 anni.
Con l’ESPR e il regolamento batterie la dichiarazione di conformità resta intatta: i fabbricanti continuano a redigerla e continuano ad apporre la marcatura CE. Il passaporto si affianca, non si sostituisce.
Ciò che cambia davvero per un fabbricante non è la forma giuridica della dichiarazione, ma il luogo in cui vive il suo contenuto: un record di dati versionato, leggibile da dispositivo automatico e multilingue, che deve continuare a risolversi per un decennio.
myDPP non è un organismo notificato, non svolge valutazioni della conformità e non rilascia né firma dichiarazioni di conformità. myDPP conserva, versiona ed espone dati di prodotto verificati e fornisce il supporto dati che li apre.

Cosa fa oggi la dichiarazione di conformità

La dichiarazione di conformità UE è lo strumento con cui il fabbricante — o un mandatario — dichiara che un prodotto soddisfa i requisiti di tutta la legislazione dell’Unione a esso applicabile. La sua struttura di riferimento deriva dalla decisione n. 768/2008/CE e ogni normativa di armonizzazione la ripropone in un proprio allegato. Il contenuto è costante tra i settori: identificazione del prodotto che consenta la tracciabilità, nome e indirizzo del fabbricante, indicazione che la dichiarazione è rilasciata sotto la responsabilità esclusiva del fabbricante, la legislazione dell’Unione cui si riferisce, le norme armonizzate o altre specifiche tecniche applicate, l’organismo notificato e il suo certificato quando è intervenuto un terzo, e luogo, data e firma.

Due caratteristiche di questo regime contano per ciò che segue. Primo, la dichiarazione è statica: descrive il prodotto in un dato momento e, se il prodotto o le norme applicabili cambiano, il fabbricante ne redige una nuova. Secondo, la disponibilità è un obbligo verso le autorità, non verso il pubblico: il fabbricante tiene la dichiarazione e la documentazione tecnica a disposizione delle autorità nazionali per dieci anni dall’immissione sul mercato e, ai sensi del regolamento (UE) 2019/1020, la persona responsabile stabilita nell’Unione deve poterla esibire su richiesta. I consumatori, di regola, non la vedono mai.

Sono esattamente queste due caratteristiche che il passaporto cambia.

Tre percorsi di digitalizzazione della dichiarazione

Regolamento giocattoli: il passaporto sostituisce la dichiarazione

Il regolamento (UE) 2025/2509 sulla sicurezza dei giocattoli — adottato il 25 novembre 2025, pubblicato il 12 dicembre 2025, in vigore dal 1 gennaio 2026 — è il primo atto del diritto di prodotto dell’UE in cui il passaporto digitale del prodotto non è un obbligo aggiuntivo, ma sostituisce un obbligo esistente. Ogni giocattolo immesso sul mercato dell’UE deve avere un passaporto, e quel passaporto prende il posto della dichiarazione di conformità UE.

Il suo contenuto è la vecchia dichiarazione con delle aggiunte: identificativo del prodotto e fotografia a colori, dati del fabbricante compreso un identificativo univoco dell’operatore, dati dell’importatore, la dichiarazione di conformità con i riferimenti alla legislazione dell’Unione applicabile e alle norme armonizzate o specifiche comuni, la marcatura CE, il codice merceologico, i dati dell’organismo notificato, istruzioni, avvertenze e informazioni sulla sicurezza compreso l’elenco delle fragranze allergeniche, un canale di contatto per le questioni di sicurezza e un riferimento al prestatore di servizi DPP che conserva una copia di backup.

La differenza rispetto a un PDF si concretizza negli obblighi che lo accompagnano. Il passaporto deve essere collegato a un identificativo univoco e persistente del prodotto tramite un supporto dati, e quel supporto deve trovarsi sul giocattolo stesso o su un’etichetta apposta: imballaggio o documentazione allegata solo quando dimensioni o natura del prodotto lo rendono impossibile. Deve essere accessibile prima dell’acquisto, il che nella vendita online significa che il link fa parte dell’annuncio. Deve essere disponibile nelle lingue ufficiali di ogni Stato membro in cui il giocattolo è venduto. Deve restare disponibile per almeno dieci anni dall’immissione sul mercato. Non può contenere dati personali dei clienti. E l’identificativo del prodotto insieme a quello dell’operatore devono essere registrati nel registro centrale dell’UE istituito nell’ambito dell’ESPR: il regolamento giocattoli si innesta sull’infrastruttura orizzontale del passaporto invece di costruirne una parallela.

L’applicazione generale inizia il 1 agosto 2030, quando è abrogata la direttiva 2009/48/CE. Le specifiche tecniche del passaporto — formati, protocolli, forma del modello di dati — arriveranno entro quella data con atto delegato e non sono ancora note. Il quadro completo è nel nostro articolo sul regolamento sulla sicurezza dei giocattoli.

Prodotti da costruzione: una dichiarazione unificata, erogata dal passaporto

Il regolamento (UE) 2024/3110 arriva a un esito simile per un’altra via. I prodotti da costruzione avevano due documenti paralleli: la dichiarazione di prestazione, con cui il fabbricante dichiarava la prestazione delle caratteristiche essenziali, e la dichiarazione di conformità CE. Il nuovo regolamento le unifica in un’unica dichiarazione di prestazione e conformità.

Con ciò cambia anche la modalità di consegna. Il fabbricante deve fornire per via elettronica una copia della dichiarazione per ogni prodotto messo a disposizione sul mercato, salvo che la dichiarazione sia inclusa nel passaporto digitale del prodotto o disponibile su un sito web. Il passaporto dei prodotti da costruzione funziona su un registro gestito dalla Commissione e interoperabile con l’infrastruttura ESPR, e la dichiarazione è uno dei suoi campi centrali.

La sequenza è più lenta di quanto suggerisca la data principale. Il regolamento si applica dall’8 gennaio 2026, ma l’obbligo di passaporto arriva famiglia di prodotti per famiglia di prodotti, insieme alle nuove specifiche tecniche armonizzate: realisticamente dal 2028 circa, con l’uscita di scena del vecchio regime negli anni Trenta. I dettagli nel nostro articolo sul regolamento sui prodotti da costruzione.

Regolamento macchine: la dichiarazione resta, la carta va

Il regolamento (UE) 2023/1230 sulle macchine, applicabile dal 20 gennaio 2027, è il meno radicale dei tre e per molti fabbricanti il più immediatamente utile. La dichiarazione di conformità resta esattamente quella di prima, ma può essere fornita in formato digitale: con la macchina, oppure come indirizzo internet o codice leggibile da dispositivo automatico presso cui reperirla. Se erogata digitalmente, deve rimanere disponibile online per la vita utile prevista della macchina e in ogni caso almeno dieci anni. Le istruzioni per l’uso possono passare al digitale alle stesse condizioni, con una tutela per l’utente: chi chiede una versione su carta al momento dell’acquisto la riceve gratuitamente entro un mese.

Non è un regime di passaporto. Ma è lo stesso movimento di fondo: un codice QR sulla macchina che risolve verso un record di conformità che deve restare raggiungibile per un decennio.

Dove la dichiarazione resta intatta: ESPR e batterie

Sui due regolamenti più associati al passaporto conviene essere precisi, perché nessuno dei due abolisce la dichiarazione.

Con l’ESPR, un prodotto coperto da un atto delegato attraversa la procedura di valutazione della conformità degli allegati del regolamento, il fabbricante redige una dichiarazione di conformità UE e appone la marcatura CE, e il passaporto digitale del prodotto è un obbligo distinto accanto a entrambi. Con il regolamento (UE) 2023/1542 sulle batterie, dichiarazione di conformità e marcatura CE si applicano dal 18 agosto 2024, mentre il passaporto della batteria diventa obbligatorio il 18 febbraio 2027 per le batterie per veicoli elettrici, per mezzi di trasporto leggeri e industriali oltre 2 kWh. Due strumenti, in parallelo.

La sostituzione non è dunque ancora la regola generale: è uno schema comparso nella legislazione settoriale e in via di diffusione. Il regolamento giocattoli è il precedente da osservare, perché mostra cosa fanno i legislatori appena un passaporto è disponibile: smettono di richiedere un secondo artefatto cartaceo che dice la stessa cosa.

Dichiarazione su carta e dichiarazione portata dal passaporto

	Dichiarazione di conformità classica	Dichiarazione portata dal passaporto
Forma	Documento (PDF, carta)	Dati strutturati, leggibili da dispositivo automatico
Chi la rilascia	Fabbricante o mandatario	Invariato: il fabbricante resta responsabile
Accesso	Su richiesta delle autorità; nel fascicolo	Tramite supporto dati sul prodotto, prima dell’acquisto
Lingue	Quelle richieste dall’atto applicabile	Lingue ufficiali di ogni mercato di vendita
Aggiornamento	Nuova dichiarazione, la vecchia in archivio	Nuova versione del record, storico conservato
Conservazione	10 anni a disposizione delle autorità	10 anni di risolvibilità, anche dopo cambi di sistema
Verifica	Manuale, documento per documento	Automatica: vigilanza del mercato e dogane possono interrogare
Modalità di guasto	Il documento non si trova	Il link non risolve: un guasto visibile e pubblico

L’ultima riga è quella più sottovalutata. Una dichiarazione che nessuno riesce a trovare è un problema interno scoperto durante un’ispezione. Un passaporto il cui codice QR restituisce un errore è una non conformità che qualsiasi cliente, concorrente o autorità vede puntando il telefono sul prodotto.

Cosa cambia davvero per un fabbricante

La dichiarazione smette di essere un documento e diventa una vista sui dati

Oggi il contenuto di una dichiarazione si compone quasi sempre a mano: qualcuno apre il file dell’anno scorso, aggiorna i riferimenti alle norme, verifica che il certificato dell’organismo notificato sia ancora valido e firma. Quando lo stesso contenuto deve essere esposto come dati strutturati dietro un codice QR, quel processo non scala, non per il numero di prodotti, ma perché ogni campo ha ora bisogno di un titolare, di un sistema di origine e di uno stato definito. La dichiarazione diventa una vista generata a partire dai dati di prodotto, non un file conservato accanto a essi. Lo stesso passaggio è descritto nel nostro articolo su perché i dati di prodotto sono il fondamento del DPP.

Il versionamento diventa un requisito giuridico, non una buona pratica

Una norma armonizzata viene sostituita; cambia un fornitore di componenti; si aggiunge una variante. Nel mondo della carta il fabbricante emette una nuova dichiarazione e la vecchia va in archivio. Nel mondo del passaporto il record deve cambiare e lo storico deve restare ricostruibile, perché un prodotto immesso sul mercato nel 2028 era accompagnato dallo stato dei dati del 2028. Una traccia di audit — chi ha cambiato quale campo, quando e su quale base — smette di essere una comodità interna.

Le lingue diventano un problema di dati

Il regolamento giocattoli richiede il passaporto nelle lingue ufficiali di ogni Stato membro in cui il giocattolo è venduto. Per un fabbricante che vende in tutta l’UE non è un progetto di traduzione che finisce, ma un obbligo permanente attaccato a campi che cambiano. Avvertenze, informazioni sulla sicurezza e istruzioni devono essere versionate per lingua, e una modifica al testo di origine deve propagarsi.

Dieci anni di disponibilità sono un impegno di servizio

«Disponibile per dieci anni» si legge in modo diverso quando disponibilità significa una URL che risolve. L’identificativo deve sopravvivere a migrazioni di sistema, cambi di denominazione e cambi di dominio. I regolamenti giocattoli e macchine affrontano il rischio di continuità ciascuno a suo modo: il primo richiedendo il riferimento a un prestatore di servizi DPP con copia di backup, il secondo legando la disponibilità alla vita utile prevista della macchina. Dove risiede il record e cosa gli succede in caso di cambio fornitore diventa così una questione di conformità, non una preferenza IT.

La responsabilità non si sposta

È il punto che si perde più facilmente nel marketing dei fornitori. Ricorrere a un prestatore di servizi DPP non trasferisce la responsabilità: il fabbricante resta pienamente responsabile dell’esattezza del passaporto, esattamente come lo era della firma sulla dichiarazione. Un fornitore che conserva ed espone dati fa il lavoro di un archivio con API, non quello di un firmatario.

Cosa non cambia

La valutazione della conformità. La procedura applicabile — autovalutazione o intervento di un organismo notificato — non è toccata. Il passaporto è l’esito, non la valutazione.
Il ruolo degli organismi notificati. Dove l’intervento di terzi è richiesto, resta richiesto, e i loro certificati sono richiamati nel record.
La marcatura CE. Il passaporto non la sostituisce; coesistono, e nel regolamento giocattoli la marcatura CE è essa stessa uno dei campi del passaporto. Il rapporto è trattato nel nostro articolo su marcatura CE e passaporto digitale del prodotto.
La documentazione tecnica. Rapporti di prova, valutazioni del rischio e fascicolo tecnico restano quelli di prima, con gli stessi tempi di conservazione. Il passaporto li richiama; non li pubblica.
Chi firma. Il fabbricante, o il suo mandatario, continua ad assumere la responsabilità esclusiva.

Cosa fare adesso: cinque passi

Stabilite quale regime vi riguarda e da quando. Giocattoli: il passaporto sostituisce la dichiarazione dal 1 agosto 2030. Prodotti da costruzione: famiglia per famiglia, dal 2028 circa. Macchine: opzione digitale dal 20 gennaio 2027. ESPR e batterie: dichiarazione e passaporto in parallelo.
Scomponete in campi la dichiarazione esistente. Riprendete l’ultima dichiarazione firmata e, per ogni elemento, indicate il sistema di origine e la persona responsabile. I campi senza un titolare chiaro sono quelli che bloccheranno l’implementazione.
Decidete dove vive l’identificativo. Un identificativo univoco e persistente del prodotto e un supporto dati che risolve sono prerequisiti di ognuno di questi regimi. Se oggi i vostri identificativi di prodotto sono interni all’ERP e cambiano tra i sistemi, quello è il primo intervento.
Predisponete il versionamento prima di averne bisogno. Fissare lo stato dei dati al momento dell’immissione sul mercato costa molto meno in fase di progetto che in ricostruzione successiva.
Trattate la copertura linguistica come una questione di modello dei dati. Decidete ora quali campi dipendono dalla lingua e come una modifica al testo di origine raggiunge ogni mercato.

La nostra checklist di implementazione del DPP percorre il programma più ampio.

Domande frequenti (FAQ)

Il passaporto digitale del prodotto sostituisce la dichiarazione di conformità UE in ogni caso?

No. Oggi la sostituzione è esplicita solo nel regolamento (UE) 2025/2509 sulla sicurezza dei giocattoli, e lì a partire dal 1 agosto 2030. Il nuovo regolamento sui prodotti da costruzione unifica la dichiarazione di prestazione e quella di conformità e consente di erogare il documento unificato tramite il passaporto. Con l’ESPR e il regolamento batterie, dichiarazione e marcatura CE restano obblighi distinti.

Posso già mettere la mia dichiarazione di conformità dietro un codice QR?

Per le macchine questo diventa un’opzione giuridica esplicita dal 20 gennaio 2027 in forza del regolamento (UE) 2023/1230, con i relativi requisiti di disponibilità. Fuori da disposizioni espresse di questo tipo, l’erogazione digitale dipende dall’atto applicabile: dove un documento deve accompagnare il prodotto, pubblicarlo online non assolve da sé quell’obbligo. Verificate il requisito della vostra normativa specifica prima di eliminare la carta.

Chi risponde se i dati nel passaporto sono errati?

Il fabbricante, o il suo mandatario: la stessa parte che firmava la dichiarazione. Delegare conservazione ed erogazione a un prestatore di servizi DPP non sposta la responsabilità per l’esattezza del contenuto.

Cosa accade se il passaporto è irraggiungibile dieci anni dopo la vendita?

È una violazione dell’obbligo di disponibilità, e pubblicamente visibile in un modo in cui un documento perduto non lo è mai stato. È esattamente per questo che il regolamento giocattoli richiede il riferimento a un prestatore che conservi una copia di backup, e per questo la persistenza dell’identificativo e gli accordi di hosting appartengono a una conversazione di conformità e non a una discussione di infrastruttura.

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Fonti

Regolamento (UE) 2025/2509 — sicurezza dei giocattoli — EUR-Lex
Regolamento (UE) 2024/3110 — prodotti da costruzione — EUR-Lex
Regolamento (UE) 2023/1230 — macchine — EUR-Lex
Regolamento (UE) 2024/1781 (ESPR) — EUR-Lex
Regolamento (UE) 2023/1542 — batterie — EUR-Lex
Decisione n. 768/2008/CE — quadro comune per la commercializzazione dei prodotti — EUR-Lex
Regolamento (UE) 2019/1020 — vigilanza del mercato e conformità dei prodotti — EUR-Lex