Dichiarazione di conformità UE — modello, campi obbligatori e aggiornamento

La dichiarazione di conformità UE è uno dei documenti più brevi della compliance di prodotto e uno di quelli sbagliati più spesso. Occupa di norma una pagina con otto punti numerati. Nonostante ciò la vigilanza del mercato vi trova sempre gli stessi difetti: una norma citata senza l’anno di edizione, una direttiva abrogata tre anni prima, un numero di organismo notificato inserito dove nessun organismo è intervenuto, una firma di chi ha lasciato l’azienda da tempo.

La causa non è disattenzione. La dichiarazione sembra un documento, quindi viene trattata come tale: un file che si scrive una volta, si firma e si archivia. In realtà è un insieme di campi di dati di prodotto, ciascuno con una propria fonte e un proprio ciclo di modifica. Il diritto di prodotto più recente dell’UE lo dice ormai apertamente: nel regolamento sulla sicurezza dei giocattoli il passaporto digitale del prodotto prende il posto della dichiarazione, e nel regolamento macchine la dichiarazione può essere un codice leggibile automaticamente. Questo articolo riguarda i campi in sé: da dove viene il modello, cosa va in ciascun punto e cosa mantiene veritiero il contenuto dopo la prima firma.

I punti chiave

La struttura modello viene dalla decisione n. 768/2008/CE, allegato III. I singoli atti di armonizzazione la ripetono in allegati propri, talvolta aggiungendo un campo settoriale: per questo il modello è quasi identico dai giocattoli alle macchine.
Gli elementi obbligatori sono otto, più il blocco della firma. Nessuno è facoltativo, ma il punto 7 (organismo notificato) si compila solo se un terzo è effettivamente intervenuto nella valutazione.
La dichiarazione è rilasciata sotto la responsabilità esclusiva del fabbricante. Quella frase fa parte del modello, non è una formula di cortesia.
Quando a un prodotto si applicano più atti dell’Unione, si redige una sola dichiarazione per tutti, con i riferimenti di pubblicazione di ciascuno. Non una serie di dichiarazioni separate per direttiva.
I riferimenti alle norme armonizzate devono indicare un’edizione precisa con l’anno. «EN 60335-1» senza anno non identifica nulla di verificabile.
La dichiarazione deve essere tradotta nella lingua o nelle lingue richieste dallo Stato membro in cui il prodotto è immesso o messo a disposizione sul mercato.
Va tenuta a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per il periodo previsto dall’atto applicabile, di regola dieci anni dall’immissione sul mercato.
La dichiarazione va mantenuta aggiornata. Una norma nuova, una nuova sede sociale o una modifica del prodotto significano una dichiarazione nuova, non un’annotazione su quella vecchia.
myDPP non è un organismo notificato, non svolge valutazioni della conformità e non rilascia né firma dichiarazioni di conformità. Conserva, versiona e serve i dati di prodotto da cui il contenuto di una dichiarazione può essere ricostruito.

Da dove viene il modello

Fino al 2008 ogni direttiva descriveva la dichiarazione a modo proprio e un fabbricante che vendeva sotto più regimi manteneva più modelli incompatibili. La decisione n. 768/2008/CE relativa a un quadro comune per la commercializzazione dei prodotti ha chiuso quel disordine: ha fissato moduli comuni di valutazione della conformità e un modello comune di dichiarazione nell’allegato III. Gli atti successivi del diritto di prodotto sono stati allineati a quel quadro, per cui oggi l’allegato con la dichiarazione nella direttiva bassa tensione, nella direttiva CEM, nel regolamento giocattoli e nel regolamento macchine è quasi lo stesso.

Due conseguenze vale la pena portarsi dietro per il resto dell’articolo.

Primo, il modello è un minimo, non un massimo. L’atto applicabile può aggiungere un campo: il regolamento sui prodotti da costruzione richiede le prestazioni dichiarate, il regolamento batterie i propri identificativi. Va sempre letto l’allegato dell’atto specifico, non la sola decisione 768/2008/CE.

Secondo, la dichiarazione è statica per costruzione: descrive il prodotto alla data di rilascio. La legge però impone di tenerla aggiornata, quindi un documento statico va sostituito ogni volta che cambia qualcosa a cui si riferisce. La tensione tra queste due frasi è all’origine della maggior parte dei problemi pratici descritti sotto.

Gli otto elementi, campo per campo

N.	Elemento	Da dove viene il contenuto
1	Numero della dichiarazione	sistema di numerazione proprio del fabbricante
2	Nome e indirizzo del fabbricante o del mandatario	dati anagrafici dell’impresa
3	Dichiarazione di responsabilità esclusiva	testo fisso del modello
4	Oggetto della dichiarazione	dati di prodotto: modello, tipo, lotto, numero di serie
5	Elenco della normativa dell’Unione applicabile	analisi regolatoria del prodotto
6	Norme armonizzate o altre specifiche applicate	documentazione tecnica, rapporti di prova
7	Organismo notificato e certificato (se pertinente)	certificato dell’organismo
8	Informazioni supplementari	requisiti settoriali dell’atto applicabile
—	Luogo, data, nome, funzione, firma	persona autorizzata dal fabbricante

Quattro di essi creano problemi con regolarità.

Punto 1: un numero che deve essere univoco

Il modello prevede un numero della dichiarazione e non impone un formato. Quella libertà inganna. Il numero è l’unico appiglio per distinguere due dichiarazioni dello stesso prodotto rilasciate in anni diversi, ed è proprio ciò che un’autorità chiederà quando vorrà conoscere lo stato di conformità di un’unità spedita in un determinato trimestre. Una numerazione tipo «DoC-2026-01» sovrascritta a ogni correzione distrugge quell’informazione.

Regola praticabile: il numero della dichiarazione identifica la versione della dichiarazione, non il prodotto. Il prodotto è identificato dal punto 4.

Punto 4: oggetto della dichiarazione, ossia rintracciabilità

Qui il modello è esigente in un modo facile da trascurare: l’identificazione del prodotto deve consentire la rintracciabilità, cioè collegare la dichiarazione a un’unità o a un lotto di produzione precisi. Il solo nome commerciale non basta se sotto quel nome si vendono quattro varianti con equipaggiamento diverso. Il modello consente espressamente di includere un’immagine a colori di qualità sufficiente quando è necessaria per identificare il prodotto.

È il legame più stretto tra dichiarazione e passaporto. Un identificativo di prodotto persistente e univoco è un presupposto in qualsiasi regime di passaporto, e nella dichiarazione è già oggi un obbligo, solo che viene letto così più raramente.

Punto 5: normativa dell’Unione e regola della dichiarazione unica

Il punto 5 elenca gli atti rispetto ai quali si dichiara la conformità, con i riferimenti della loro pubblicazione. La regola decisiva sta fuori dal modello stesso: quando a un prodotto si applica più di un atto dell’Unione, si redige una sola dichiarazione che li copra tutti, contenente le informazioni necessarie per identificarli.

Un tipico prodotto alimentato dalla rete con modulo radio ricade sotto la direttiva CEM, la direttiva sulle apparecchiature radio, la direttiva RoHS e — appena arriverà un atto delegato — sotto l’ESPR. Questa è una dichiarazione con quattro voci al punto 5, non quattro documenti. L’errore più comune in questo punto è un elenco ereditato dal modello e mai riesaminato: una direttiva nel frattempo abrogata, oppure un atto che al prodotto non si è mai applicato, aggiunto per sicurezza. Dichiarare conformità a un atto non applicabile non è prudenza: è una dichiarazione non veritiera.

Punto 6: norme con anno di edizione

Questo campo raccoglie il maggior numero di errori formali. Il riferimento deve indicare l’edizione precisa e datata della norma applicata: non «EN ISO 12100», ma «EN ISO 12100:2010». Senza l’anno il riferimento non mostra quale versione dei requisiti il fabbricante abbia effettivamente applicato, e le versioni differiscono in modo sostanziale.

In questo campo si annida anche il motivo più frequente per cui una dichiarazione smette silenziosamente di reggere. Le norme armonizzate vengono sostituite e i loro riferimenti pubblicati nella Gazzetta ufficiale, di norma con un periodo transitorio dopo il quale l’edizione vecchia non conferisce più presunzione di conformità. Una dichiarazione che cita un’edizione ritirata dopo quel termine sembra corretta e non sostiene più ciò che afferma. Nessuno avvisa il fabbricante: va monitorato.

Se la conformità è stata dichiarata senza applicare integralmente norme armonizzate, il punto 6 cita le altre specifiche tecniche utilizzate, e il peso della documentazione tecnica cresce di solito perché la presunzione di conformità non opera.

Modello da compilare

Lo scheletro seguente riproduce l’allegato III della decisione n. 768/2008/CE. Confrontatelo sempre con l’allegato dell’atto applicabile al vostro prodotto, che può aggiungere un campo.

DICHIARAZIONE DI CONFORMITÀ UE
N. [numero della dichiarazione]

1. Modello di prodotto / prodotto:
   [designazione di modello, tipo, lotto o numero di serie]

2. Nome e indirizzo del fabbricante o del suo mandatario:
   [denominazione legale completa, indirizzo postale, paese]

3. La presente dichiarazione di conformità è rilasciata sotto la
   responsabilità esclusiva del fabbricante.

4. Oggetto della dichiarazione:
   [identificazione del prodotto che ne consenta la rintracciabilità;
    immagine a colori di qualità sufficiente ove necessaria]

5. L'oggetto della dichiarazione di cui sopra è conforme alla
   pertinente normativa di armonizzazione dell'Unione:
   [titolo, numero e riferimento di pubblicazione di ciascun atto]

6. Riferimento alle pertinenti norme armonizzate applicate o alle
   altre specifiche tecniche in relazione alle quali è dichiarata
   la conformità:
   [designazione della norma con anno, p. es. EN 60335-1:2012]

7. Se pertinente: l'organismo notificato
   [nome, numero di identificazione a quattro cifre] ha effettuato
   [descrizione dell'intervento] e rilasciato il certificato
   [numero, data].

8. Informazioni supplementari:
   [campi richiesti dall'atto settoriale applicabile]

Firmato a nome e per conto di:
[luogo e data di rilascio]
[nome, funzione]        [firma]

Tre obblighi che sopravvivono al documento

Redigere la dichiarazione è la parte minore del lavoro. Tre obblighi proseguono dopo, e sono quelli che decidono se il documento significhi ancora qualcosa cinque anni più tardi.

Lingue. La dichiarazione va tradotta nella lingua o nelle lingue richieste dallo Stato membro in cui il prodotto è immesso o messo a disposizione sul mercato. Per un fabbricante che vende in tutta l’Unione non è un incarico di traduzione una volta per tutte, ma un impegno permanente agganciato a campi che cambiano: ogni correzione al punto 5 o 6 deve raggiungere ogni versione linguistica.

Conservazione. La dichiarazione è tenuta a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per il periodo indicato nell’atto applicabile; salvo diversa disposizione, dieci anni dall’immissione del prodotto sul mercato. In forza del regolamento (UE) 2019/1020 molte categorie di prodotto richiedono un operatore economico stabilito nell’Unione che abbia verificato che la dichiarazione e la documentazione tecnica siano state redatte, tenga la dichiarazione a disposizione delle autorità per il periodo richiesto e possa rendere disponibile la documentazione su richiesta. Per importatori e venditori di mercati terzi è quell’obbligo, non la dichiarazione in sé, il collo di bottiglia.

Attualità. Il modello richiede che la dichiarazione sia mantenuta aggiornata. È cambiata la denominazione o la sede dell’impresa, una norma applicata è stata sostituita, si è aggiunta una variante, è scaduto un certificato di organismo notificato: ognuno di questi casi genera una dichiarazione nuova, mentre la precedente resta in archivio come stato applicabile alle unità immesse prima. Una nota a mano su una dichiarazione vecchia non è un aggiornamento.

Quando la dichiarazione smette di essere un foglio

Lo stesso documento si muove da tempo verso la forma digitale nel diritto dell’UE. La direttiva sulle apparecchiature radio ha introdotto già nel 2014 una dichiarazione semplificata: una breve attestazione che il tipo di apparecchiatura è conforme alla direttiva, più un indirizzo internet dove è disponibile il testo completo della dichiarazione. Anche la versione semplificata va tradotta nelle lingue richieste, e il testo completo deve essere disponibile a quell’indirizzo nelle stesse lingue. È l’esempio più antico, in questo regime, di una dichiarazione che vive a un URL e non in uno scatolone.

Gli atti più recenti vanno oltre, ciascuno per una via diversa:

Il regolamento macchine (UE) 2023/1230, applicabile dal 20 gennaio 2027, consente di fornire la dichiarazione in formato digitale — tramite un indirizzo internet o un codice leggibile automaticamente — con l’obbligo di mantenerla accessibile per la vita utile prevista della macchina e in ogni caso almeno dieci anni.
Il Cyber Resilience Act (UE) 2024/2847 ha un proprio modello di dichiarazione nell’allegato V e ammette la forma semplificata dell’allegato VI, sulla scia delle apparecchiature radio. Di più nel nostro articolo sul Cyber Resilience Act.
Il regolamento sui prodotti da costruzione (UE) 2024/3110 unisce la dichiarazione di prestazione e la dichiarazione di conformità e consente di rilasciare il documento unificato attraverso il passaporto digitale del prodotto.
Il regolamento sulla sicurezza dei giocattoli (UE) 2025/2509 va più lontano di tutti: il passaporto non accompagna la dichiarazione, la sostituisce, dal 1° agosto 2030.

Sotto l’ESPR la dichiarazione resta intatta: un prodotto coperto da un atto delegato passa per una delle procedure di valutazione della conformità previste dal regolamento, il fabbricante redige la dichiarazione e appone la marcatura CE, e il passaporto è un obbligo a fianco. Il nostro articolo su quando il passaporto sostituisce la dichiarazione di conformità confronta integralmente queste vie.

Vale anche notare cosa la forma digitale non cambia. Se la dichiarazione debba accompagnare il prodotto dipende dall’atto applicabile: per le macchine lo accompagna, per molte altre categorie basta che sia a disposizione delle autorità. La pubblicazione online non assolve da sola l’obbligo di consegnare il documento dove tale obbligo esiste.

Sette punti in cui le dichiarazioni sbagliano

Norme citate senza anno di edizione

Il difetto formale più comune e il più facile da correggere. Senza l’anno il riferimento non identifica i requisiti effettivamente applicati.

Un elenco di normativa ereditato

Un modello copiato da un prodotto simile ma non identico. A volte elenca un atto irrilevante per il prodotto, a volte omette quello appena entrato in vigore. L’elenco del punto 5 deve derivare dall’analisi regolatoria del prodotto specifico, riesaminata a ogni modifica progettuale.

Un organismo notificato dove non ne è intervenuto alcuno

Il punto 7 si compila solo se l’atto applicabile richiedeva l’intervento di un terzo e l’organismo ha effettivamente svolto quel compito. Indicare come organismo notificato un laboratorio di prova incaricato è un errore di sostanza: un laboratorio non deve essere un organismo notificato, e il numero di identificazione di un organismo notificato è a quattro cifre e proviene dall’elenco tenuto dalla Commissione.

Non aggiornata dopo il cambio di una norma

Terminato il periodo transitorio, un’edizione sostituita di una norma non conferisce più presunzione di conformità. Una dichiarazione che la cita sembra corretta e non sostiene più ciò che afferma. Nessuna comunicazione viene inviata: il monitoraggio è obbligo del fabbricante.

Una firma senza potere di rappresentanza

Il firmatario deve avere il potere di obbligare il fabbricante e indicare la propria funzione. Le dichiarazioni firmate da chi ha lasciato l’azienda restano valide per le unità immesse allora, ma le dichiarazioni nuove rilasciate con una firma superata sono un problema che emerge solo durante un controllo.

Nessun collegamento all’unità specifica

Quando la vigilanza del mercato chiede di un lotto determinato, serve la dichiarazione applicabile a quel lotto, non quella corrente. Se il file è stato sovrascritto, quell’informazione è persa. Il versionamento con storia conservata è l’unica protezione e costa poco se impostato dall’inizio.

Divergenza tra la dichiarazione e gli altri canali

La dichiarazione dice una cosa, la scheda prodotto del negozio un’altra, l’etichetta una terza. Con un solo documento in una cartella la divergenza può restare invisibile per anni. Quando gli stessi dati sono serviti dietro un codice QR diventa visibile subito: a un cliente, a un concorrente e a un’autorità. Sviluppiamo questo argomento in DPP e PIM.

Dal documento ai campi di dati — cinque passi

Scomponete in campi la vostra ultima dichiarazione firmata. Per ciascuno degli otto punti indicate il sistema di origine e la persona responsabile. I campi di cui nessuno sa indicare la fonte sono esattamente quelli che poi bloccano il lavoro.
Mettete in ordine numerazione e identificativi. Il numero della dichiarazione identifica la sua versione, il punto 4 identifica il prodotto. Se oggi i vostri identificativi di prodotto sono interni all’ERP e cambiano tra sistemi, è la prima cosa da sistemare, e un presupposto di qualsiasi regime di passaporto.
Impostate un monitoraggio di norme e normativa. Stabilite chi segue le modifiche dei riferimenti alle norme armonizzate e l’entrata in vigore di nuovi atti, e quale evento genera una dichiarazione nuova. Senza questo passo gli altri quattro tengono in ordine dati che sono silenziosamente scaduti.
Versionate, non sovrascrivete. Ogni dichiarazione con storico delle modifiche: chi ha cambiato quale campo, quando e su quale base. Fissare lo stato alla data di immissione sul mercato costa molto meno ora che ricostruirlo tra cinque anni.
Trattate le lingue come parte del modello di dati. Stabilite quali campi dipendono dalla lingua e come una modifica al testo di origine raggiunge ogni versione. I punti 1, 4 e 7 di solito non dipendono; i punti 3, 5 e 8 sì.

La nostra checklist di implementazione del DPP copre il programma più ampio in cui questo si colloca.

Domande frequenti

Esiste un modello ufficiale di dichiarazione di conformità UE da compilare?

La struttura modello è nell’allegato III della decisione n. 768/2008/CE, e ogni atto di armonizzazione la ripete in un allegato proprio, talvolta con un campo aggiuntivo. La Commissione non pubblica un unico formulario universale: il modello vincolante è l’allegato dell’atto applicabile al vostro prodotto, ed è lì che va verificato l’elenco definitivo dei campi.

Serve una dichiarazione separata per ogni direttiva?

No, è il contrario. Quando a un prodotto si applicano più atti dell’Unione, si redige una dichiarazione per tutti, con i loro riferimenti di pubblicazione al punto 5. Dichiarazioni separate per atto sono ammissibili solo nei casi eccezionali in cui una disposizione specifica lo richieda.

Per quanto tempo va conservata la dichiarazione di conformità?

Salvo che l’atto applicabile disponga diversamente, dieci anni dall’immissione del prodotto sul mercato, a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato, insieme alla documentazione tecnica. Alcuni regimi settoriali fissano termini diversi, quindi il termine va verificato nell’atto applicabile al prodotto.

La dichiarazione può essere resa disponibile solo tramite un codice QR?

Dipende dall’atto. La direttiva sulle apparecchiature radio ammette da tempo una dichiarazione semplificata con indirizzo internet per il testo completo, il regolamento macchine ammette la forma digitale dal 20 gennaio 2027 e il Cyber Resilience Act prevede una propria forma semplificata. Dove un atto richiede che la dichiarazione accompagni il prodotto, la pubblicazione online da sola non basta.

Chi deve firmare la dichiarazione?

Una persona autorizzata a obbligare il fabbricante o il suo mandatario, con indicazione di nome e funzione. La responsabilità per il contenuto resta al fabbricante indipendentemente da chi abbia materialmente firmato e da chi abbia preparato i dati.

Un fornitore di software può rilasciare la dichiarazione per me?

No. La dichiarazione è rilasciata sotto la responsabilità esclusiva del fabbricante, ed è il fabbricante a firmarla. Un fornitore può conservare, versionare e servire i dati con cui si compone il contenuto della dichiarazione: myDPP fa esattamente questo e nulla di più. Valutazione della conformità, rilascio e firma restano al fabbricante e, dove la legge lo richiede, a un organismo notificato.

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Fonti

Decisione n. 768/2008/CE — quadro comune per la commercializzazione dei prodotti — EUR-Lex
Regolamento (UE) 2019/1020 — vigilanza del mercato e conformità dei prodotti — EUR-Lex
La «Guida blu» all’attuazione della normativa UE sui prodotti (2022) — Commissione europea
Direttiva 2014/53/UE — apparecchiature radio — EUR-Lex
Regolamento (UE) 2023/1230 — macchine — EUR-Lex
Regolamento (UE) 2024/2847 — Cyber Resilience Act — EUR-Lex
Regolamento (UE) 2024/3110 — prodotti da costruzione — EUR-Lex
Regolamento (UE) 2025/2509 — sicurezza dei giocattoli — EUR-Lex
NANDO — banca dati degli organismi notificati — Commissione europea