Cuando el pasaporte digital de producto sustituye a la declaración UE de conformidad

Durante treinta años, la declaración UE de conformidad ha sido el papel más importante del cumplimiento normativo de producto. Es breve — a menudo una sola página — y pesa mucho: con su firma, el fabricante asume la responsabilidad exclusiva de afirmar que el producto cumple todos los requisitos aplicables del Derecho de la Unión. Todo lo demás en el expediente de conformidad, desde los informes de ensayo hasta el certificado del organismo notificado, existe para sostener esa única frase.

La legislación europea de producto más reciente hace algo con ese documento que resulta fácil pasar por alto, porque en ningún sitio se anuncia como una reforma de la declaración de conformidad. En el Reglamento de seguridad de los juguetes, el pasaporte digital de producto no acompaña a la declaración de conformidad: la sustituye. En el nuevo Reglamento de productos de construcción, la declaración de prestaciones y la declaración de conformidad se fusionan en un solo documento, que después se pone a disposición a través del pasaporte. En el Reglamento de máquinas la declaración sigue siendo lo que era, pero puede entregarse como un código legible por máquina en lugar de una hoja dentro del embalaje. Tres vías distintas, una sola dirección: la declaración deja de ser un documento y pasa a ser un conjunto de datos.

Qué hace hoy la declaración de conformidad

La declaración UE de conformidad es el instrumento por el que el fabricante — o un representante autorizado — declara que un producto cumple los requisitos de toda la legislación de la Unión que le resulta aplicable. Su estructura de referencia procede de la Decisión n.º 768/2008/CE, y cada norma de armonización la reproduce en su propio anexo. El contenido es constante entre sectores: identificación del producto que permita su trazabilidad, nombre y dirección del fabricante, mención de que la declaración se expide bajo la responsabilidad exclusiva del fabricante, la legislación de la Unión a la que se refiere, las normas armonizadas u otras especificaciones técnicas aplicadas, el organismo notificado y su certificado cuando ha intervenido un tercero, y el lugar, la fecha y la firma.

Dos rasgos de este régimen importan para lo que sigue. Primero, la declaración es estática: describe el producto en un momento dado y, si el producto o las normas aplicables cambian, el fabricante redacta una nueva. Segundo, la disponibilidad es un deber frente a las autoridades, no frente al público: el fabricante mantiene la declaración y la documentación técnica a disposición de las autoridades nacionales durante diez años desde la introducción en el mercado y, conforme al Reglamento (UE) 2019/1020, la persona responsable establecida en la Unión debe poder presentarla cuando se le requiera. Los consumidores, por regla general, no la ven nunca.

Precisamente esos dos rasgos son los que cambia el pasaporte.

Tres vías por las que la declaración se está digitalizando

Reglamento de juguetes: el pasaporte sustituye a la declaración

El Reglamento (UE) 2025/2509 sobre la seguridad de los juguetes — adoptado el 25 de noviembre de 2025, publicado el 12 de diciembre de 2025 y en vigor desde el 1 de enero de 2026 — es el primer acto del Derecho de producto de la UE en el que el pasaporte digital de producto no es una obligación adicional, sino que sustituye a una obligación existente. Todo juguete introducido en el mercado de la UE debe tener un pasaporte, y ese pasaporte ocupa el lugar de la declaración UE de conformidad.

Su contenido es la declaración anterior con añadidos: el identificador del producto y una fotografía en color, los datos del fabricante incluido un identificador único de operador, los datos del importador, la declaración de conformidad con referencias a la legislación de la Unión aplicable y a las normas armonizadas o especificaciones comunes, el marcado CE, el código de mercancía, los datos del organismo notificado, las instrucciones, advertencias e información de seguridad incluida la lista de fragancias alergénicas, un canal de contacto para cuestiones de seguridad y una referencia al prestador de servicios de DPP que conserva una copia de seguridad.

La diferencia con un PDF se vuelve concreta en las obligaciones que lo acompañan. El pasaporte debe estar vinculado a un identificador único y persistente del producto mediante un soporte de datos, y ese soporte debe estar en el propio juguete o en una etiqueta adherida: el embalaje o la documentación adjunta solo cuando el tamaño o la naturaleza del producto lo impidan. Debe ser accesible antes de la compra, lo que en venta en línea significa que el enlace forma parte del anuncio. Debe estar disponible en las lenguas oficiales de cada Estado miembro donde se venda el juguete. Debe permanecer disponible al menos diez años desde la introducción en el mercado. No puede contener datos personales de los clientes. Y el identificador del producto junto con el del operador deben registrarse en el registro central de la UE creado bajo el ESPR: el Reglamento de juguetes se enchufa a la infraestructura horizontal del pasaporte en lugar de construir una paralela.

La aplicación general comienza el 1 de agosto de 2030, cuando se derogue la Directiva 2009/48/CE. Las especificaciones técnicas del pasaporte — formatos, protocolos, forma del modelo de datos — deben llegar antes de esa fecha por acto delegado y todavía no se conocen. El panorama completo está en nuestro artículo sobre el Reglamento de seguridad de los juguetes.

Productos de construcción: una declaración fusionada, servida por el pasaporte

El Reglamento (UE) 2024/3110 llega a un lugar parecido por otra vía. Los productos de construcción tenían dos documentos paralelos: la declaración de prestaciones, en la que el fabricante declaraba las prestaciones de las características esenciales, y la declaración de conformidad CE. El nuevo Reglamento las fusiona en una única declaración de prestaciones y conformidad.

Con ello cambia también el modo de entrega. El fabricante debe facilitar por medios electrónicos una copia de la declaración de cada producto comercializado, salvo que la declaración esté incluida en el pasaporte digital de producto o disponible en un sitio web. El propio pasaporte de productos de construcción funciona sobre un registro gestionado por la Comisión e interoperable con la infraestructura del ESPR, y la declaración es uno de sus campos centrales.

La secuencia es más lenta de lo que sugiere la fecha titular. El Reglamento se aplica desde el 8 de enero de 2026, pero la obligación de pasaporte llega familia de productos por familia de productos, junto con las nuevas especificaciones técnicas armonizadas: de forma realista, a partir de 2028 aproximadamente, con la extinción del régimen antiguo a lo largo de la década de 2030. Los detalles, en nuestro artículo sobre el Reglamento de productos de construcción.

Reglamento de máquinas: la declaración se queda, el papel se va

El Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas, aplicable desde el 20 de enero de 2027, es el menos radical de los tres y, para muchos fabricantes, el más útil de inmediato. La declaración de conformidad sigue siendo exactamente lo que era, pero puede facilitarse en formato digital: junto con la máquina, o como una dirección de internet o un código legible por máquina donde pueda obtenerse. Si se entrega digitalmente, debe permanecer disponible en línea durante la vida útil prevista de la máquina y, en cualquier caso, al menos diez años. Las instrucciones de uso pueden digitalizarse en las mismas condiciones, con una salvaguarda para el usuario: quien pida una versión en papel en el momento de la compra debe recibirla gratuitamente en el plazo de un mes.

No es un régimen de pasaporte. Pero es el mismo movimiento de fondo: un código QR en la máquina que resuelve a un registro de conformidad que debe seguir siendo alcanzable durante una década.

Donde la declaración queda intacta: ESPR y baterías

Conviene ser preciso con los dos reglamentos que más se asocian al pasaporte, porque ninguno de los dos suprime la declaración.

Bajo el ESPR, un producto cubierto por un acto delegado pasa el procedimiento de evaluación de la conformidad de los anexos del Reglamento, el fabricante redacta una declaración UE de conformidad y coloca el marcado CE, y el pasaporte digital de producto es una obligación separada junto a ambos. Bajo el Reglamento (UE) 2023/1542 de baterías, la declaración de conformidad y el marcado CE se aplican desde el 18 de agosto de 2024, mientras que el pasaporte de baterías será obligatorio el 18 de febrero de 2027 para baterías de vehículos eléctricos, de medios de transporte ligeros e industriales de más de 2 kWh. Dos instrumentos, en paralelo.

La sustitución no es todavía la regla general: es un patrón que ha aparecido en la legislación sectorial y se está extendiendo. El Reglamento de juguetes es el precedente que conviene vigilar, porque muestra qué hacen los legisladores en cuanto existe un pasaporte: dejan de exigir un segundo artefacto en papel que dice lo mismo.

Declaración en papel frente a declaración soportada por el pasaporte

	Declaración de conformidad clásica	Declaración soportada por el pasaporte
Forma	Documento (PDF, papel)	Datos estructurados y legibles por máquina
Quién la emite	Fabricante o representante autorizado	Sin cambios: el fabricante sigue siendo responsable
Acceso	A requerimiento de las autoridades; en el expediente	Por soporte de datos en el producto, antes de la compra
Lenguas	Las exigidas por el acto aplicable	Lenguas oficiales de cada mercado de venta
Actualización	Nueva declaración; la anterior se archiva	Nueva versión del registro, con historial conservado
Conservación	10 años a disposición de las autoridades	10 años resolviéndose, también tras cambiar de sistemas
Verificación	Manual, documento por documento	Legible por máquina: vigilancia del mercado y aduanas pueden consultar
Modo de fallo	El documento no aparece	El enlace no resuelve: un fallo visible y público

La última fila es la que más se subestima. Una declaración que nadie encuentra es un problema interno que se descubre en una inspección. Un pasaporte cuyo código QR devuelve un error es un incumplimiento que cualquier cliente, competidor o autoridad ve apuntando el móvil al producto.

Qué cambia realmente para un fabricante

La declaración deja de ser un documento y pasa a ser una vista de sus datos

Hoy el contenido de una declaración se compone casi siempre a mano: alguien abre el archivo del año pasado, actualiza las referencias a normas, comprueba que el certificado del organismo notificado sigue vigente y firma. Cuando ese mismo contenido debe exponerse como datos estructurados detrás de un código QR, ese proceso deja de escalar, no por el número de productos, sino porque cada campo necesita ahora un propietario, un sistema de origen y un estado definido. La declaración se convierte en una vista generada a partir de datos de producto, en lugar de un archivo guardado junto a ellos. Ese mismo salto lo describe nuestro artículo sobre por qué los datos de producto son el fundamento del DPP.

El versionado pasa a ser una exigencia jurídica, no una buena práctica

Se sustituye una norma armonizada; cambia un proveedor de componentes; se añade una variante. En el mundo del papel el fabricante emite una nueva declaración y la anterior va al archivo. En el mundo del pasaporte el registro tiene que cambiar y el historial debe seguir siendo reconstruible, porque un producto introducido en el mercado en 2028 iba acompañado del estado de los datos de 2028. Una traza de auditoría — quién cambió qué campo, cuándo y sobre qué base — deja de ser una comodidad interna.

Las lenguas se convierten en un problema de datos

El Reglamento de juguetes exige el pasaporte en las lenguas oficiales de cada Estado miembro donde se venda el juguete. Para un fabricante que vende en toda la UE eso no es un proyecto de traducción que termina, sino una obligación permanente adherida a campos que cambian. Advertencias, información de seguridad e instrucciones deben versionarse por lengua, y un cambio en el texto de origen tiene que propagarse.

Diez años de disponibilidad son un compromiso de servicio

«Disponible durante diez años» se lee de otro modo cuando disponibilidad significa una URL que resuelve. El identificador debe sobrevivir a migraciones de sistemas, cambios de denominación y cambios de dominio. Los Reglamentos de juguetes y de máquinas abordan el riesgo de continuidad cada uno a su manera: el primero exigiendo la referencia a un prestador de servicios de DPP con copia de seguridad, el segundo vinculando la disponibilidad a la vida útil prevista de la máquina. Dónde reside el registro y qué le ocurre si se cambia de proveedor pasa así a ser una cuestión de cumplimiento, no una preferencia de TI.

La responsabilidad no se traslada

Este es el punto que más fácilmente se pierde en el marketing de proveedores. Recurrir a un prestador de servicios de DPP no transfiere responsabilidad: el fabricante sigue siendo plenamente responsable de la exactitud del pasaporte, igual que lo era de la firma en la declaración. Un proveedor que almacena y sirve datos hace el trabajo de un archivador con API, no el de un firmante.

Qué no cambia

La evaluación de la conformidad. El procedimiento aplicable — autoevaluación o intervención de un organismo notificado — no se ve afectado. El pasaporte es el resultado, no la evaluación.
El papel de los organismos notificados. Donde se exige la intervención de un tercero, se sigue exigiendo, y sus certificados se referencian en el registro.
El marcado CE. El pasaporte no lo sustituye; ambos coexisten y, bajo el Reglamento de juguetes, el marcado CE es él mismo uno de los campos del pasaporte. Nuestro artículo sobre el marcado CE y el pasaporte digital de producto trata esa relación.
La documentación técnica. Informes de ensayo, evaluaciones de riesgo y el expediente técnico siguen siendo lo que eran, con los mismos plazos de conservación. El pasaporte los referencia; no los publica.
Quién firma. El fabricante, o su representante autorizado, sigue asumiendo la responsabilidad exclusiva.

Qué hacer ahora: cinco pasos

Determine qué régimen le afecta y desde cuándo. Juguetes: el pasaporte sustituye a la declaración desde el 1 de agosto de 2030. Productos de construcción: familia por familia, desde 2028 aproximadamente. Máquinas: opción digital desde el 20 de enero de 2027. ESPR y baterías: declaración y pasaporte en paralelo.
Descomponga su declaración actual en campos. Repase la última declaración que firmó y, para cada elemento, nombre el sistema de origen y la persona responsable. Los campos sin propietario claro serán los que frenen la implantación.
Decida dónde vive el identificador. Un identificador único y persistente del producto y un soporte de datos que resuelva son requisitos previos de todos estos regímenes. Si hoy sus identificadores de producto son internos del ERP y cambian entre sistemas, eso es lo primero que hay que arreglar.
Monte el versionado antes de necesitarlo. Conservar el estado de los datos en el momento de la introducción en el mercado es mucho más barato de diseñar que de reconstruir después.
Trate la cobertura lingüística como una cuestión del modelo de datos. Decida ya qué campos dependen de la lengua y cómo un cambio en el texto de origen llega a cada mercado.

Nuestro checklist de implementación del DPP recorre el programa más amplio.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿El pasaporte digital de producto sustituye a la declaración UE de conformidad en todos los casos?

No. Hoy la sustitución solo es explícita en el Reglamento (UE) 2025/2509 de seguridad de los juguetes, y allí a partir del 1 de agosto de 2030. El nuevo Reglamento de productos de construcción fusiona la declaración de prestaciones con la de conformidad y permite entregar el documento fusionado a través del pasaporte. Bajo el ESPR y el Reglamento de baterías, la declaración y el marcado CE siguen siendo obligaciones separadas.

¿Puedo poner ya mi declaración de conformidad detrás de un código QR?

Para las máquinas eso se convierte en una opción jurídica expresa desde el 20 de enero de 2027 conforme al Reglamento (UE) 2023/1230, sujeta a requisitos de disponibilidad. Fuera de disposiciones expresas de ese tipo, la entrega digital depende del acto aplicable: donde un documento deba acompañar al producto, publicarlo en línea no cumple por sí solo ese deber. Compruebe el requisito de su legislación concreta antes de retirar el papel.

¿Quién responde si los datos del pasaporte son erróneos?

El fabricante, o su representante autorizado: la misma parte que firmaba la declaración. Delegar el almacenamiento y la entrega en un prestador de servicios de DPP no desplaza la responsabilidad por la exactitud del contenido.

¿Qué ocurre si el pasaporte es inalcanzable diez años después de la venta?

Es un incumplimiento de la obligación de disponibilidad y, además, visible públicamente de un modo en que un documento perdido nunca lo fue. Por eso mismo el Reglamento de juguetes exige la referencia a un prestador que conserve una copia de seguridad, y por eso la persistencia del identificador y los acuerdos de alojamiento pertenecen a una conversación de cumplimiento y no a una discusión de infraestructura.

Sigue leyendo

Fuentes

Reglamento (UE) 2025/2509 — seguridad de los juguetes — EUR-Lex
Reglamento (UE) 2024/3110 — productos de construcción — EUR-Lex
Reglamento (UE) 2023/1230 — máquinas — EUR-Lex
Reglamento (UE) 2024/1781 (ESPR) — EUR-Lex
Reglamento (UE) 2023/1542 — baterías — EUR-Lex
Decisión n.º 768/2008/CE — marco común para la comercialización de los productos — EUR-Lex
Reglamento (UE) 2019/1020 — vigilancia del mercado y conformidad de los productos — EUR-Lex