Declaración UE de conformidad — plantilla, campos obligatorios y mantenimiento

La declaración UE de conformidad es uno de los documentos más breves del cumplimiento de producto y uno de los que se hacen mal con más frecuencia. Suele ocupar una página con ocho puntos numerados. Aun así, la vigilancia del mercado encuentra en ella los mismos defectos una y otra vez: una norma citada sin su año de edición, una directiva derogada tres años antes, un número de organismo notificado consignado donde ningún organismo intervino, una firma de alguien que dejó la empresa hace tiempo.

La causa no es descuido. La declaración parece un documento, así que se trata como tal: un archivo que se redacta una vez, se firma y se archiva. En realidad es un conjunto de campos de datos de producto, cada uno con su propia fuente y su propio ciclo de cambios. El derecho de producto más reciente de la UE ya lo dice abiertamente: en el Reglamento de seguridad de los juguetes el pasaporte digital de producto ocupa el lugar de la declaración, y en el Reglamento de máquinas la declaración puede ser un código legible por máquina. Este artículo trata de los campos en sí: de dónde procede el modelo, qué corresponde a cada punto y qué mantiene el contenido veraz después de la primera firma.

De dónde procede el modelo

Hasta 2008 cada directiva describía la declaración a su manera y un fabricante que vendía bajo varios regímenes mantenía varias plantillas incompatibles. La Decisión n.º 768/2008/CE, sobre un marco común para la comercialización de los productos, cerró ese desorden: fijó módulos comunes de evaluación de la conformidad y un modelo común de declaración en su anexo III. Los actos posteriores de derecho de producto se alinearon con ese marco, de modo que hoy el anexo de la declaración en la Directiva de baja tensión, en la Directiva CEM, en el Reglamento de juguetes y en el Reglamento de máquinas es casi el mismo.

Conviene llevar dos consecuencias durante el resto del artículo.

Primera: el modelo es un mínimo, no un máximo. El acto aplicable puede añadir un campo — el Reglamento de productos de construcción exige prestaciones declaradas y el Reglamento de baterías, sus propios identificadores. Hay que leer siempre el anexo del acto concreto, no solo la Decisión 768/2008/CE.

Segunda: la declaración es estática por diseño: describe el producto en la fecha de expedición. Pero la ley exige mantenerla actualizada, de modo que un documento estático debe sustituirse cada vez que cambia algo a lo que se refiere. La tensión entre esas dos frases origina la mayoría de los problemas prácticos descritos más abajo.

Los ocho elementos, campo por campo

N.º	Elemento	De dónde sale el contenido
1	Número de la declaración	sistema de numeración propio del fabricante
2	Nombre y dirección del fabricante o del representante autorizado	datos registrales de la empresa
3	Declaración de responsabilidad exclusiva	texto fijo del modelo
4	Objeto de la declaración	datos del producto: modelo, tipo, lote, número de serie
5	Lista de la legislación de la Unión aplicable	análisis regulatorio del producto
6	Normas armonizadas u otras especificaciones aplicadas	documentación técnica, informes de ensayo
7	Organismo notificado y certificado (si procede)	certificado del organismo
8	Información adicional	requisitos sectoriales del acto aplicable
—	Lugar, fecha, nombre, cargo, firma	persona apoderada por el fabricante

Cuatro de ellos dan problemas de forma habitual.

Punto 1: un número que debe ser único

El modelo prevé un número de declaración y no impone su formato. Esa libertad engaña. El número es el único asidero para distinguir dos declaraciones del mismo producto expedidas en años distintos, y eso es precisamente lo que preguntará una autoridad cuando quiera conocer el estado de conformidad de una unidad expedida en un trimestre concreto. Una numeración del tipo «DoC-2026-01» sobrescrita en cada corrección destruye esa información.

Regla practicable: el número de la declaración identifica la versión de la declaración, no el producto. Al producto lo identifica el punto 4.

Punto 4: objeto de la declaración, es decir, trazabilidad

Aquí el modelo es exigente de un modo fácil de pasar por alto: la identificación del producto debe permitir la trazabilidad, esto es, vincular la declaración con una unidad o un lote de producción concretos. El nombre comercial por sí solo no lo consigue si bajo él se venden cuatro variantes con equipamiento distinto. El modelo permite expresamente incluir una imagen en color de calidad suficiente cuando sea necesaria para identificar el producto.

Es el vínculo más estrecho entre la declaración y el pasaporte. Un identificador de producto persistente y único es un requisito previo en cualquier régimen de pasaporte, y en la declaración ya es una exigencia hoy, solo que se lee así con menos frecuencia.

Punto 5: legislación de la Unión y la regla de una única declaración

El punto 5 enumera los actos respecto de los cuales se declara la conformidad, junto con las referencias de su publicación. La regla decisiva está fuera del propio modelo: cuando a un producto le es aplicable más de un acto de la Unión, se redacta una única declaración que los cubra todos, con la información necesaria para identificar cada uno.

Un producto típico alimentado de red con módulo de radio queda bajo la Directiva CEM, la Directiva de equipos radioeléctricos, la Directiva RoHS y, en cuanto llegue un acto delegado, bajo el ESPR. Eso es una declaración con cuatro entradas en el punto 5, no cuatro documentos. El error más habitual en este punto es una lista heredada de la plantilla y nunca revisada: una directiva ya derogada, o un acto que nunca fue aplicable al producto, añadido por si acaso. Declarar conformidad con un acto que no es aplicable no es prudencia: es una manifestación falsa.

Punto 6: normas con año de edición

Este campo concentra la mayoría de los errores formales. La referencia debe identificar la edición concreta y fechada de la norma aplicada: no «EN ISO 12100», sino «EN ISO 12100:2010». Sin el año, la referencia no muestra qué versión de los requisitos aplicó realmente el fabricante, y las versiones difieren de forma sustancial.

Este campo también encierra el motivo más común de que una declaración deje de sostenerse en silencio. Las normas armonizadas se sustituyen y sus referencias se publican en el Diario Oficial, normalmente con un período transitorio tras el cual la edición antigua deja de conferir presunción de conformidad. Una declaración que cite una edición retirada después de ese plazo parece correcta y ya no respalda lo que afirma. Nadie avisa al fabricante: hay que vigilarlo.

Si la conformidad se declaró sin aplicar plenamente normas armonizadas, el punto 6 cita las demás especificaciones técnicas empleadas, y el peso de la documentación técnica suele aumentar porque la presunción de conformidad no opera.

Plantilla para rellenar

El esqueleto siguiente refleja el anexo III de la Decisión n.º 768/2008/CE. Compárelo siempre con el anexo del acto aplicable a su producto, que puede añadir algún campo.

DECLARACIÓN UE DE CONFORMIDAD
N.º [número de la declaración]

1. Modelo de producto / producto:
   [designación de modelo, tipo, lote o número de serie]

2. Nombre y dirección del fabricante o de su representante
   autorizado:
   [denominación social completa, dirección postal, país]

3. La presente declaración de conformidad se expide bajo la
   exclusiva responsabilidad del fabricante.

4. Objeto de la declaración:
   [identificación del producto que permita su trazabilidad;
    imagen en color de calidad suficiente cuando sea necesaria]

5. El objeto de la declaración descrito anteriormente es conforme
   con la legislación de armonización pertinente de la Unión:
   [título, número y referencia de publicación de cada acto]

6. Referencias a las normas armonizadas pertinentes utilizadas o a
   las otras especificaciones técnicas respecto a las cuales se
   declara la conformidad:
   [designación de la norma con año, p. ej. EN 60335-1:2012]

7. Cuando proceda: el organismo notificado
   [nombre, número de identificación de cuatro dígitos] ha
   efectuado [descripción de la intervención] y expedido el
   certificado [número, fecha].

8. Información adicional:
   [campos exigidos por el acto sectorial aplicable]

Firmado en nombre de:
[lugar y fecha de expedición]
[nombre, cargo]        [firma]

Tres obligaciones que sobreviven al documento

Redactar la declaración es la parte menor del trabajo. Tres obligaciones continúan después y son las que deciden si el documento sigue significando algo cinco años más tarde.

Lenguas. La declaración debe traducirse a la lengua o lenguas que exija el Estado miembro en el que el producto se introduce o se comercializa. Para un fabricante que vende en toda la Unión no se trata de un encargo de traducción único, sino de un compromiso permanente sujeto a campos que cambian: cada corrección del punto 5 o 6 debe llegar a todas las versiones lingüísticas.

Conservación. La declaración se mantiene a disposición de las autoridades de vigilancia del mercado durante el plazo que indique el acto aplicable; salvo disposición en contrario, diez años desde la introducción del producto en el mercado. En virtud del Reglamento (UE) 2019/1020, muchas categorías de productos exigen un operador económico establecido en la Unión que haya verificado que se han elaborado la declaración y la documentación técnica, mantenga la declaración a disposición de las autoridades durante el plazo requerido y pueda facilitar la documentación cuando se le solicite. Para importadores y vendedores de mercados terceros, ese deber es el cuello de botella, no la declaración en sí.

Actualidad. El modelo exige mantener la declaración actualizada. Cambió el nombre o el domicilio de la empresa, se sustituyó una norma aplicada, se añadió una variante, caducó un certificado de organismo notificado: cada caso genera una declaración nueva, mientras la anterior queda en el archivo como el estado aplicable a las unidades introducidas antes. Una nota manuscrita sobre una declaración antigua no es una actualización.

Cuando la declaración deja de ser un papel

El mismo documento lleva tiempo desplazándose hacia la forma digital en el derecho de la UE. La Directiva de equipos radioeléctricos introdujo ya en 2014 una declaración simplificada: una manifestación breve de que el tipo de equipo se ajusta a la directiva, más una dirección de internet en la que está disponible el texto completo de la declaración. La versión simplificada también debe traducirse a las lenguas exigidas, y el texto completo debe estar disponible en esa dirección en las mismas lenguas. Es el ejemplo más antiguo de este régimen de una declaración que vive en una URL y no en una caja.

Los actos más recientes van más lejos, cada uno por una vía distinta:

El Reglamento de máquinas (UE) 2023/1230, aplicable desde el 20 de enero de 2027, permite facilitar la declaración en formato digital — mediante una dirección de internet o un código legible por máquina — con la obligación de mantenerla accesible durante la vida útil prevista de la máquina y, en todo caso, al menos diez años.
El Cyber Resilience Act (UE) 2024/2847 tiene su propio modelo de declaración en el anexo V y admite la forma simplificada del anexo VI, siguiendo el planteamiento de los equipos radioeléctricos. Más en nuestro artículo sobre el Cyber Resilience Act.
El Reglamento de productos de construcción (UE) 2024/3110 fusiona la declaración de prestaciones con la declaración de conformidad y permite emitir el documento fusionado a través del pasaporte digital de producto.
El Reglamento de seguridad de los juguetes (UE) 2025/2509 llega más lejos: el pasaporte no acompaña a la declaración, la sustituye, desde el 1 de agosto de 2030.

Bajo el ESPR la declaración queda intacta: un producto cubierto por un acto delegado pasa por uno de los procedimientos de evaluación de la conformidad que prevé el reglamento, el fabricante redacta la declaración y coloca el marcado CE, y el pasaporte es una obligación aparte. Nuestro artículo sobre cuándo el pasaporte sustituye a la declaración de conformidad compara esas vías por completo.

Conviene señalar también lo que la forma digital no cambia. Que la declaración deba acompañar al producto depende del acto aplicable: en máquinas lo acompaña; en muchas otras categorías basta con que esté a disposición de las autoridades. Publicar en línea no cumple por sí solo una obligación de entregar el documento allí donde tal obligación existe.

Siete puntos en los que fallan las declaraciones

Normas citadas sin año de edición

El defecto formal más común y el más fácil de corregir. Sin el año, la referencia no identifica los requisitos que realmente se aplicaron.

Una lista de legislación heredada

Una plantilla copiada de un producto parecido pero no idéntico. A veces enumera un acto irrelevante para el producto; a veces omite el que acaba de entrar en vigor. La lista del punto 5 debe derivarse del análisis regulatorio del producto concreto y revisarse en cada cambio de diseño.

Un organismo notificado donde no intervino ninguno

El punto 7 solo se rellena si el acto aplicable exigía la intervención de un tercero y el organismo efectuó realmente esa tarea. Consignar como organismo notificado un laboratorio de ensayo contratado es un error de fondo: un laboratorio no tiene que ser organismo notificado, y el número de identificación de un organismo notificado es de cuatro dígitos y proviene de la lista que mantiene la Comisión.

No actualizada tras un cambio de norma

Terminado el período transitorio, una edición sustituida de una norma ya no confiere presunción de conformidad. Una declaración que la cite parece correcta y ya no respalda lo que afirma. No se envía ningún aviso: la vigilancia corresponde al fabricante.

Una firma sin apoderamiento

El firmante debe estar apoderado para obligar al fabricante e indicar su cargo. Las declaraciones firmadas por alguien que ya se ha marchado siguen siendo válidas para las unidades introducidas entonces, pero las declaraciones nuevas expedidas con una firma caduca son un problema que solo aparece en una inspección.

Sin vínculo con la unidad concreta

Cuando la vigilancia del mercado pregunta por un lote determinado, se necesita la declaración aplicable a ese lote, no la actual. Si el archivo se sobrescribió, esa información se ha perdido. El versionado con historia conservada es la única protección y cuesta poco si se establece desde el principio.

Divergencia entre la declaración y los demás canales

La declaración dice una cosa, la ficha de producto de la tienda otra, la etiqueta una tercera. Con un solo documento en una carpeta, la divergencia puede permanecer invisible durante años. Cuando los mismos datos se sirven detrás de un código QR se hace visible de inmediato: para el cliente, el competidor y la autoridad. Desarrollamos ese argumento en DPP y PIM.

Del documento a los campos de datos — cinco pasos

Descomponga en campos su última declaración firmada. Para cada uno de los ocho puntos, nombre el sistema de origen y la persona responsable. Los campos cuyo origen nadie sabe señalar son exactamente los que después detienen el trabajo.
Ordene la numeración y los identificadores. El número de la declaración identifica su versión; el punto 4 identifica el producto. Si hoy sus identificadores de producto son internos del ERP y cambian entre sistemas, eso es lo primero que hay que arreglar, y es requisito previo de cualquier régimen de pasaporte.
Monte una vigilancia de normas y legislación. Decida quién sigue los cambios en las referencias de normas armonizadas y la entrada en vigor de actos nuevos, y qué acontecimiento genera una declaración nueva. Sin este paso, los otros cuatro mantienen en orden datos que han quedado obsoletos en silencio.
Versione, no sobrescriba. Cada declaración con historial de cambios: quién cambió qué campo, cuándo y con qué base. Fijar el estado en la fecha de introducción en el mercado es mucho más barato ahora que reconstruirlo dentro de cinco años.
Trate las lenguas como parte del modelo de datos. Determine qué campos dependen de la lengua y cómo un cambio en el texto de origen llega a cada versión. Los puntos 1, 4 y 7 normalmente no dependen; los puntos 3, 5 y 8 sí.

Nuestra checklist de implementación del DPP cubre el programa más amplio en el que esto encaja.

Preguntas frecuentes

¿Existe una plantilla oficial de declaración UE de conformidad para rellenar?

La estructura modelo está en el anexo III de la Decisión n.º 768/2008/CE, y cada acto de armonización la repite en su propio anexo, a veces con un campo adicional. La Comisión no publica un formulario universal único: la plantilla vinculante es el anexo del acto aplicable a su producto, y ahí debe comprobarse la lista definitiva de campos.

¿Necesito una declaración separada por cada directiva?

No, al contrario. Cuando a un producto le son aplicables varios actos de la Unión, se redacta una declaración para todos, con sus referencias de publicación en el punto 5. Las declaraciones separadas por acto solo son admisibles en los casos excepcionales en que una disposición concreta lo exija.

¿Cuánto tiempo hay que conservar la declaración de conformidad?

Salvo que el acto aplicable disponga otra cosa, diez años desde la introducción del producto en el mercado, a disposición de las autoridades de vigilancia del mercado, junto con la documentación técnica. Algunos regímenes sectoriales fijan plazos distintos, así que conviene comprobarlo en el acto aplicable al producto.

¿Puede facilitarse la declaración solo mediante un código QR?

Depende del acto. La Directiva de equipos radioeléctricos admite desde hace tiempo una declaración simplificada con dirección de internet para el texto completo, el Reglamento de máquinas admite la forma digital desde el 20 de enero de 2027 y el Cyber Resilience Act prevé su propia forma simplificada. Donde un acto exige que la declaración acompañe al producto, publicarla en línea no basta por sí solo.

¿Quién debe firmar la declaración?

Una persona apoderada para obligar al fabricante o a su representante autorizado, indicando nombre y cargo. La responsabilidad por el contenido queda en el fabricante independientemente de quién firmara materialmente y de quién preparara los datos.

¿Puede un proveedor de software expedir la declaración por mí?

No. La declaración se expide bajo la exclusiva responsabilidad del fabricante, y es el fabricante quien la firma. Un proveedor puede almacenar, versionar y servir los datos con los que se construye el contenido de la declaración: myDPP hace exactamente eso y nada más. La evaluación de la conformidad, la expedición y la firma quedan en el fabricante y, donde la ley lo exige, en un organismo notificado.

Sigue leyendo

Fuentes

Decisión n.º 768/2008/CE — marco común para la comercialización de los productos — EUR-Lex
Reglamento (UE) 2019/1020 — vigilancia del mercado y conformidad de los productos — EUR-Lex
La «Guía azul» sobre la aplicación de la normativa de productos de la UE (2022) — Comisión Europea
Directiva 2014/53/UE — equipos radioeléctricos — EUR-Lex
Reglamento (UE) 2023/1230 — máquinas — EUR-Lex
Reglamento (UE) 2024/2847 — Cyber Resilience Act — EUR-Lex
Reglamento (UE) 2024/3110 — productos de construcción — EUR-Lex
Reglamento (UE) 2025/2509 — seguridad de los juguetes — EUR-Lex
NANDO — base de datos de organismos notificados — Comisión Europea