Digitale Betriebsanleitung: wann sie erlaubt ist und was drin bleiben muss

Die gedruckte Betriebsanleitung ist der letzte Papierstapel im Produktrecht, den kaum jemand verteidigt. Sie kostet Druck, Lagerplatz und Uebersetzungen, sie ist in der Sekunde veraltet, in der die Maschine ein Software-Update bekommt, und im Zweifel liegt sie ungelesen in einer Schublade. Trotzdem war sie jahrzehntelang Pflicht — weil das Produktrecht “mitgeliefert” wortwoertlich verstanden hat.

Das aendert sich gerade, und zwar in zwei Stufen. Sektoral: Die Maschinenverordnung erlaubt ab dem 20. Januar 2027 ausdruecklich die digitale Anleitung, bei Medizinprodukten fuer den professionellen Gebrauch ist sie seit Juli 2025 fast durchgaengig moeglich. Horizontal: Omnibus IV zieht dieselbe Logik durch rund 20 Produktrechtsakte und benennt den digitalen Produktpass als vorgesehenen Ablageort fuer Anleitung und Konformitaetserklaerung.

“Digital erlaubt” heisst aber nicht “PDF auf die Website und fertig”. Jede Erlaubnis kommt mit Bedingungen, die zusammen ein Datenhaltungsproblem beschreiben: Verfuegbarkeit ueber zehn Jahre, Versionierung, Sprachfassungen, ein Zugangsweg auf dem Produkt und ein Papieranspruch, den der Kunde jederzeit ausloesen kann. Dieser Beitrag sortiert, wer heute schon digital darf, was die Bedingungen im Einzelnen verlangen und was auf Papier bleibt.

---

Das Wichtigste in Kuerze

• Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erlaubt die digitale Betriebsanleitung ausdruecklich (Artikel 10 Absatz 7), gueltig ab dem 20. Januar 2027. Bedingungen: Zugangsweg auf der Maschine, Verpackung oder im Begleitdokument; druckbar, herunterladbar und lokal speicherbar; online verfuegbar ueber die erwartete Lebensdauer und in jedem Fall mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen.
• Wer beim Kauf eine Papierfassung verlangt, bekommt sie kostenlos innerhalb eines Monats. Dieser Anspruch ist keine Kulanz, sondern Teil der Erlaubnis.
• Bei Maschinen fuer nicht gewerbliche Nutzer bleiben die sicherheitsrelevanten Informationen in jedem Fall auf Papier. Das gilt auch dann, wenn die Nutzung durch Verbraucher lediglich vernuenftigerweise zu erwarten ist.
• Medizinprodukte sind der Praezedenzfall. Die Durchfuehrungsverordnung (EU) 2021/2226 liess elektronische Gebrauchsanweisungen zunaechst nur fuer wenige Geraetekategorien zu; die Aenderung (EU) 2025/1234 vom 25. Juni 2025, in Kraft seit dem 16. Juli 2025, hat diese Kategorienliste gestrichen — elektronisch ist damit fuer praktisch alle Produkte fuer den professionellen Gebrauch moeglich, Papier weiterhin auf Verlangen.
• Omnibus IV macht daraus den Regelfall. Die vorlaeufige Einigung vom 9. Juni 2026 aendert rund 20 Produktrechtsakte in Richtung “digital by default”: digitale Konformitaetserklaerung, digitale Anleitung, verpflichtender elektronischer Kontaktpunkt. Die foermliche Annahme stand zum Redaktionsschluss aus.
• Sicherheitshinweise auf dem Produkt bleiben physisch. Die Spielzeugverordnung (EU) 2025/2509 schreibt fuer Warnhinweise Mindestgroessen vor — Piktogramm mindestens 10 mm, Schrifthoehe 1,2 mm beziehungsweise 0,9 mm bei kleinen Spielzeugen —, waehrend gleichzeitig der Produktpass die Konformitaetserklaerung ersetzt.
• Der eigentliche Aufwand liegt nicht im Umstieg, sondern im Betrieb: zehn Jahre Verfuegbarkeit, jede Sprachfassung, jede Version, jede Seriennummernvariante — und ein Link, der nicht bricht, wenn die Website relauncht wird.

Warum die Anleitung ein Rechtsdokument ist

Wer die Betriebsanleitung fuer Marketingmaterial haelt, unterschaetzt sie. Im Produktrecht ist sie Bestandteil der Konformitaet: Ein Produkt, dessen sichere Verwendung nur mit Anweisungen moeglich ist, ist ohne diese Anweisungen nicht konform. Die Anleitung schliesst die Luecke zwischen dem, was die Konstruktion an Risiken nicht beseitigen konnte, und dem, was der Nutzer wissen muss.

Daraus folgen drei Dinge, die den Umstieg auf digital praegen. Erstens ist die Anleitung Gegenstand der Marktueberwachung: Behoerden pruefen sie mit, und eine fehlende oder unverstaendliche Anleitung ist ein Mangel wie ein fehlender Schutz. Zweitens ist sie ein zentraler Baustein der Produkthaftung — der Nachweis, dass richtig gewarnt wurde, gehoert zur Verteidigung. Drittens ist sie sprachgebunden: Sie muss in der Sprache oder in den Sprachen vorliegen, die der Mitgliedstaat des Inverkehrbringens festlegt, und zwar so, dass der vorgesehene Nutzer sie versteht.

Die Digitalisierung nimmt diesen Anforderungen nichts weg. Sie verschiebt lediglich den Traeger — und schafft dabei die Pflicht, den Traeger jahrelang funktionsfaehig zu halten.

Wer heute schon digital darf

Es gibt keinen einzelnen Rechtsakt “digitale Anleitung”. Es gibt eine Reihe sektoraler Erlaubnisse, die alle demselben Muster folgen, und eine horizontale Novelle, die dieses Muster verallgemeinert.

Rechtsakt	Digitale Anleitung	Bedingungen im Kern	Ab wann
Maschinenverordnung (EU) 2023/1230	ja, Artikel 10 Absatz 7	Zugangsweg am Produkt; druck- und speicherbar; 10 Jahre online; Papier auf Verlangen; Sicherheitsinfos auf Papier bei Verbrauchernutzung	20.01.2027
Medizinprodukte: Durchfuehrungsverordnung (EU) 2021/2226 in der Fassung (EU) 2025/1234	ja, fast alle Produkte fuer professionelle Nutzer	Website in allen Zielsprachen; Papier auf Verlangen kostenlos; Altfassungen 10 Jahre archiviert; Risikobewertung des Verzichts	seit 16.07.2025
Omnibus IV (rund 20 Produktrechtsakte)	ja, als Regelfall	digitale Konformitaetserklaerung; elektronischer Kontaktpunkt; Angaben im Produktpass, wo ein solcher verlangt wird	vorlaeufige Einigung 09.06.2026
Spielzeugverordnung (EU) 2025/2509	Produktpass ersetzt die Konformitaetserklaerung	Zugang ueber Datentraeger; 10 Jahre verfuegbar; Warnhinweise weiterhin physisch mit Mindestgroessen	01.08.2030
ESPR (EU) 2024/1781	Rahmen fuer den Produktpass je Produktgruppe	Datenfelder und Traeger legt der jeweilige Delegierte Rechtsakt fest	je Produktgruppe

Das Muster ist in allen Zeilen dasselbe: Der Zugang muss physisch am Produkt beginnen, der Inhalt muss mitnehmbar sein, die Verfuegbarkeit ist in Jahren bemessen, und der Papieranspruch bleibt als Rueckfallebene bestehen. Wer diese vier Punkte einmal sauber loest, loest sie fuer alle Rechtsakte gleichzeitig.

Die fuenf Bedingungen im Detail

1. Der Zugangsweg beginnt am Produkt

Die digitale Anleitung darf nicht nur “im Internet auffindbar” sein. Der Rechtsakt verlangt eine Angabe auf der Maschine — und nur, wo das nicht moeglich ist, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument —, die zeigt, wie die Anleitung zu erreichen ist. In der Praxis ist das ein maschinenlesbarer Code auf dem Typenschild.

Genau hier trifft sich die Anleitungspflicht mit dem Produktpass: Ein Datentraeger auf dem Typenschild kann mehrere Ziele gleichzeitig bedienen — Anleitung, Konformitaetserklaerung, Ersatzteilliste, Passdaten. Warum ein einziger Code dafuer ausreicht, beschreiben wir im Beitrag zu GS1 Digital Link.

2. Der Inhalt muss mitnehmbar sein

Drucken, herunterladen, lokal speichern: Das ist eine bewusste Absage an Formate, die den Nutzer an eine App, ein Login oder eine Internetverbindung binden. Eine Anleitung, die nur im Webviewer existiert, erfuellt die Bedingung nicht. Eine Anleitung, die in der Maschinensoftware eingebettet ist, erfuellt sie nur, wenn sie auch von dort heraus gedruckt und gespeichert werden kann.

Das ist auch eine praktische Anforderung: In der Werkhalle gibt es oft kein Netz, und der Wartungstechniker steht mit dem Tablet vor einer Anlage im Keller.

3. Verfuegbarkeit wird in Jahren gemessen

Die Maschinenverordnung nennt die erwartete Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen. Bei Medizinprodukten muessen Altfassungen zehn Jahre archiviert bleiben. Beim Spielzeugpass gilt eine Verfuegbarkeit von zehn Jahren.

Zehn Jahre sind fuer Produktdokumentation eine Ewigkeit. In zehn Jahren wird eine Website mindestens einmal relauncht, ein CMS gewechselt, eine Domain umgezogen, ein Dateiname geaendert. Jedes dieser Ereignisse bricht einen Link, der auf einem Typenschild eingraviert ist und nicht mehr geaendert werden kann. Die Konsequenz: Der Code auf dem Produkt darf nicht auf eine Datei zeigen, sondern muss auf eine stabile Kennung zeigen, hinter der die Aufloesung veraenderbar bleibt.

4. Sprachen bleiben Pflicht — und werden sichtbarer

Die Sprachpflicht wird durch die Digitalisierung nicht kleiner, sondern messbarer. Auf Papier liess sich mit Beipackzettel-Bundles arbeiten; digital ist jede fehlende Sprachfassung ein Klick, der ins Leere fuehrt. Bei Medizinprodukten ist ausdruecklich verlangt, dass die aktuelle Gebrauchsanweisung in allen relevanten Sprachen der Zielmaerkte auf der Website steht.

Wer in 27 Mitgliedstaaten verkauft, verwaltet damit nicht ein Dokument, sondern eine Matrix aus Produktvarianten, Versionen und Sprachen. Das ist der Punkt, an dem Anleitungen aufhoeren, ein Dokumentenproblem zu sein, und ein Datenproblem werden.

5. Der Papieranspruch bleibt

In allen genannten Rechtsakten kann der Kunde eine Papierfassung verlangen — kostenlos, bei Maschinen innerhalb eines Monats nach dem Verlangen beim Kauf. Wer die Druckerei vollstaendig abbestellt, braucht dafuer also einen Prozess: Wer nimmt die Anfrage an, wer druckt, wer versendet, in welcher Sprache, in welcher Version.

Praktisch heisst das: Print-on-Demand aus derselben Quelle, aus der auch die digitale Fassung generiert wird. Zwei getrennt gepflegte Fassungen fuehren garantiert zu Abweichungen — und die Abweichung ist der Mangel.

Was auf Papier oder am Produkt bleibt

Die wichtigste Fehlannahme lautet: “digital erlaubt” gleich “gar kein Papier mehr”. Falsch. Drei Bereiche bleiben physisch.

Sicherheitsinformationen bei Verbraucherprodukten. Die Maschinenverordnung ist hier eindeutig: Bei Maschinen fuer nicht gewerbliche Nutzer — oder bei solchen, deren Nutzung durch sie vernuenftigerweise zu erwarten ist — sind die fuer Inbetriebnahme und sicheren Gebrauch wesentlichen Sicherheitsinformationen in jedem Fall auf Papier mitzuliefern. Der Rest der Anleitung darf digital sein.

Warnhinweise und Kennzeichnungen auf dem Produkt. Die Spielzeugverordnung (EU) 2025/2509 verschaerft sie sogar, waehrend sie gleichzeitig den Produktpass einfuehrt: Warnhinweise werden durch das Wort “Warnung” oder ein allgemeines Piktogramm von mindestens 10 mm eingeleitet, mit einer Mindestschrifthoehe von 1,2 mm — bei kleinen Spielzeugen 0,9 mm. Auch die kuenftigen Omnibus-IV-Regeln lassen sicherheitsrelevante Informationen am Produkt oder in Papierform unberuehrt.

Die Angabe des Zugangswegs selbst. Der Code, der zur digitalen Anleitung fuehrt, ist per Definition physisch. Er muss lesbar bleiben, wenn die Maschine zehn Jahre in einer oeligen Umgebung steht — was in der Praxis ueber Materialwahl und Platzierung entschieden wird, nicht ueber die Software.

Was in eine Anleitung gehoert

Die Rechtsakte sagen, dass eine Anleitung mitgeliefert werden muss, und listen Pflichtangaben je Sektor. Wie eine gute Anleitung aufgebaut ist, sagt eine Norm: IEC/IEEE 82079-1:2019 (“Erstellen von Nutzungsinformationen (Gebrauchsanleitungen) fuer Produkte”). Sie ist gemeinsam von IEC, IEEE und ISO herausgegeben und gilt fuer alles von der Farbdose bis zur Industrieanlage.

Der praktische Wert der Norm liegt in zwei Punkten. Erstens definiert sie Nutzungsinformation als Prozess, nicht als Dokument: Zielgruppenanalyse, Informationsmanagement, empirische Pruefung der Verstaendlichkeit, Qualifikation der Verfasser. Zweitens erzwingt sie Struktur — und Struktur ist genau das, was eine digitale Anleitung braucht, wenn sie nicht als ein 200-Seiten-PDF endet, in dem niemand etwas findet.

Der typische Mindestbestand, den sektorale Vorschriften und Norm gemeinsam verlangen:

• Identifikation von Produkt, Hersteller und Bevollmaechtigtem samt Kontaktweg
• bestimmungsgemaesse Verwendung und ausdruecklich untersagte Fehlanwendung
• Transport, Montage, Inbetriebnahme, Einstellung
• Bedienung inklusive Restrisiken und erforderlicher Schutzausruestung
• Wartung, Inspektionsintervalle, Ersatzteile
• Stoerungsbehebung und Verhalten im Fehlerfall
• Ausserbetriebnahme, Demontage, Entsorgung
• technische Daten und Verweis auf die Konformitaetserklaerung

Wer die Anleitung strukturiert erfasst statt als Layout-Datei, kann dieselben Bausteine fuer den Produktpass wiederverwenden. Wer sie als InDesign-Datei pflegt, macht die Arbeit zweimal.

Wie der Produktpass die Anleitung traegt

Der eigentliche Grund, warum dieses Thema jetzt aufkommt, ist nicht die Maschinenverordnung allein, sondern die Kombination. Omnibus IV bestimmt: Wo ein anderer Unionsrechtsakt bereits einen digitalen Produktpass verlangt, sollen die Angaben aus Konformitaetserklaerung und elektronischer Anleitung im Pass gefuehrt werden, statt sie parallel vorzuhalten. Der Pass hoert damit auf, ein Nachhaltigkeitsartefakt zu sein, und wird zum Zugangspunkt fuer die gesamte Produktdokumentation.

Fuer die Umsetzung heisst das drei Dinge:

Ein Datentraeger, mehrere Ziele. Ein Code auf dem Typenschild loest je nach Anfrage die Anleitung, die Konformitaetserklaerung oder die Passdaten auf. Der Unterschied zwischen einem statischen QR-Code und einer aufloesbaren Kennung ist an dieser Stelle entscheidend — wir haben ihn im Beitrag QR-Code vs. GS1 Digital Link auseinandergenommen.

Versionsbindung statt Dateiablage. Die Anleitung gehoert zu einer Produktversion, nicht zu einem Produktnamen. Wenn Seriennummer 4711 mit Softwarestand 2.3 ausgeliefert wurde, muss auch in acht Jahren die dazu passende Fassung erreichbar sein — parallel zur inzwischen aktuellen.

Eine Quelle fuer Papier und Bildschirm. Der Papieranspruch und die digitale Fassung muessen aus demselben Datenbestand kommen. Alles andere ist eine Abweichung, die irgendwann auffaellt.

Wie diese Datenhaltung praktisch aussieht, beschreibt unser Beitrag zu DPP und PIM; den formalen Zusammenhang zwischen Pass und Erklaerung behandelt Wann der Produktpass die Konformitaetserklaerung ersetzt.

Umsetzung in fuenf Schritten

1. Rechtsakte je Produktfamilie feststellen

Nicht “duerfen wir digital?”, sondern “welcher Rechtsakt gilt fuer welches Produkt, und was erlaubt er?”. Eine Maschine, ein Medizinprodukt und ein Spielzeug haben drei verschiedene Antworten — und ein Unternehmen mit gemischtem Portfolio braucht alle drei.

2. Zugangsweg physisch entscheiden

Typenschild, Verpackung oder Begleitdokument; Material, Groesse und Platzierung des Codes; Lesbarkeit nach Jahren im Betrieb. Diese Entscheidung faellt in der Konstruktion, nicht in der IT, und sie ist danach zehn Jahre lang nicht mehr aenderbar.

3. Aufloesung und Archiv aufsetzen

Stabile Kennung, veraenderbare Aufloesung, Versionsarchiv mit allen Sprachfassungen, Verfuegbarkeitszusage ueber zehn Jahre. Hier entsteht die eigentliche technische Schuld, wenn man es falsch macht.

4. Papierprozess definieren

Wer nimmt Anfragen an, in welcher Frist wird geliefert, aus welcher Quelle wird gedruckt, wer dokumentiert die Erfuellung. Ein Monat ist knapp, wenn die Anfrage per Post beim Vertrieb landet.

5. Anleitung strukturieren, nicht layouten

Inhalte in Bausteine zerlegen, die sich pro Variante und Sprache kombinieren lassen. Das ist die Vorarbeit, die spaeter den Produktpass fuellt — und der Punkt, an dem sich die Investition auszahlt. Die vollstaendige Reihenfolge der Schritte fuer das Passprojekt insgesamt steht in unserer DPP-Checkliste.

Haeufig gestellte Fragen (FAQ)

Darf ich die Papieranleitung ab 2027 komplett streichen?

Nein. Bei Maschinen fuer gewerbliche Nutzer duerfen Sie vollstaendig digital ausliefern, muessen aber auf Verlangen kostenlos Papier innerhalb eines Monats nachliefern. Bei Maschinen, die von Verbrauchern genutzt werden koennen, bleiben die wesentlichen Sicherheitsinformationen in jedem Fall auf Papier.

Reicht ein QR-Code, der auf ein PDF auf unserer Website zeigt?

Technisch erfuellt das die Bedingung “druck- und speicherbar”, rechtlich nur so lange, wie der Link funktioniert. Da die Verfuegbarkeit ueber mindestens zehn Jahre zugesagt werden muss und der Code auf dem Typenschild unveraenderlich ist, ist ein direkter Dateilink das fragilste moegliche Design. Eine aufloesbare Kennung ist der belastbare Weg.

Gilt die digitale Anleitung auch fuer Maschinen, die vor 2027 verkauft wurden?

Die Erlaubnis gilt fuer Produkte, die unter die Maschinenverordnung fallen, also ab dem 20. Januar 2027 in Verkehr gebracht werden. Fuer Altbestand gilt das Recht zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens — und damit die dort vorgesehene Papierpflicht.

Was aendert Omnibus IV konkret an der Anleitung?

Er verallgemeinert die Erlaubnis: Statt sektoraler Einzelregelungen wird die digitale Bereitstellung zum Regelfall in rund 20 Rechtsakten, mit einem verpflichtenden elektronischen Kontaktpunkt und der Vorgabe, die Angaben dort im Produktpass zu fuehren, wo ein Pass verlangt wird. Zum Redaktionsschluss lag eine vorlaeufige Einigung vom 9. Juni 2026 vor; der Endtext kann in Einzelheiten abweichen.

Brauche ich fuer die digitale Anleitung eine eigene Software?

Nicht zwingend, aber Sie brauchen die drei Funktionen: eine stabile Kennung mit veraenderbarer Aufloesung, ein Versions- und Sprachenarchiv mit Aufbewahrungsfrist, und einen Weg, aus derselben Quelle Papier zu erzeugen. Wer das mit Ordnerstrukturen loest, verliert die Uebersicht spaetestens bei der dritten Sprache. myDPP bildet Anleitung, Konformitaetserklaerung und Passdaten hinter einem Datentraeger ab — Details auf unserer Uebersicht.

Weiterlesen

• Digitaler Produktpass in 15 Minuten
• Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 — was sich am 20. Januar 2027 aendert
• EU-Omnibus: was sich wirklich aendert
• Wann der Produktpass die Konformitaetserklaerung ersetzt
• EU-Konformitaetserklaerung: Vorlage und Pflichtfelder
• EU-Spielzeugverordnung und die Produktpass-Pflicht
• QR-Code vs. GS1 Digital Link
• ESPR-Verordnung: Oekodesign-Anforderungen
• DPP-Implementierung: Checkliste

Quellen

• Verordnung (EU) 2023/1230 (Maschinenverordnung)
• Durchfuehrungsverordnung (EU) 2021/2226 (elektronische Gebrauchsanweisung Medizinprodukte)
• Durchfuehrungsverordnung (EU) 2025/1234 (Aenderung von 2021/2226)
• Verordnung (EU) 2025/2509 (Spielzeugsicherheit)
• Verordnung (EU) 2024/1781 (ESPR)
• Europaeisches Parlament — Legislative Train: Omnibus IV
• IEC/IEEE 82079-1:2019 — Erstellen von Nutzungsinformationen